HR-Software mit eigener API: Werte pflegen statt eintippen

Was 'HR-Software mit eigener API' bedeutet

Viele HR-Produkte bieten heute eine eigene API, über die Kunden Mitarbeiterdaten, Abwesenheiten oder Stammdaten anbinden. Innerhalb des Produkts brauchen zahlreiche Funktionen aber zusätzlich Werte, die nicht von einem Kunden stammen, sondern aus Recht und Verwaltung: Feiertage je Bundesland, Kündigungsfristen, Urlaubsanspruch, Mutterschutzfristen und den Mindestlohn. Diese Werte muss das Produktteam selbst pflegen, unabhängig von der eigenen Kunden-API.

Betroffen sind ganz unterschiedliche Funktionen: ein Abwesenheitskalender, der Feiertage je Standort ausgraut, ein Assistent, der beim Erstellen einer Kündigung die Frist vorschlägt, ein Onboarding-Flow, der Mutterschutz automatisch im Kalender einträgt, oder ein Gehaltsrechner, der den Mindestlohn prüft. Wie eine HR-Software Feiertage, Fristen und Urlaub konkret einbindet, zeigt die Lösung Feiertage, Fristen und Urlaub für deine HR-Software.

Dieser Artikel ordnet die Werte, zeigt, wie oft sie sich ändern, und vergleicht zwei Wege, sie zu pflegen: von Hand im Code oder per API, dazu MCP für KI-Funktionen, die im Produkt selbst entscheiden, wann sie einen Wert brauchen.

Welche Werte in HR-Software stecken

• Gesetzliche Feiertage je Bundesland, einschließlich regionaler Feiertage wie Fronleichnam in Teilen Sachsens.
• Kündigungsfristen nach § 622 BGB, abhängig von Betriebszugehörigkeit und Probezeit.
• Gesetzlicher Mindesturlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz, anteilig bei Teilzeit oder unterjährigem Ein- und Austritt.
• Mutterschutzfristen nach § 3 MuSchG, mit Sonderfällen bei Frühgeburt, Mehrlingen und seit 2025 auch nach einer Fehlgeburt.
• Mindestlohn und die davon abgeleitete Minijob-Grenze.

Wie oft sich diese Werte ändern

Nicht alle fünf Werte ändern sich gleich häufig oder gleich planbar. Der Mindestlohn steigt seit 2022 fast jährlich, meist zum 1. Januar, mit Vorlauf von mehreren Monaten. Feiertage ändern sich seltener, aber teils kurzfristig und ohne bundesweite Ankündigung, weil jedes der 16 Bundesländer sein eigenes Feiertagsgesetz hat.

Zwei Beispiele aus den vergangenen Jahren zeigen das: Berlin hatte am 8. Mai 2025 einen einmaligen gesetzlichen Feiertag zum 80. Jahrestag der Befreiung, nach dem Berliner Gesetz über die Sonn- und Feiertage. Mecklenburg-Vorpommern feiert den Internationalen Frauentag als gesetzlichen Feiertag seit 2023, nach dem dortigen Feiertagsgesetz. Eine Software, die Feiertage im Code hinterlegt, verpasst solche Änderungen leicht, wenn niemand aktiv nach neuen Landesgesetzen sucht.

Auch Fristen ändern sich mit der Zeit: Seit dem 1. Juni 2025 gelten nach § 3 MuSchG gestaffelte Schutzfristen nach einer Fehlgeburt ab der 13. Schwangerschaftswoche, zwei, sechs oder acht Wochen je nach Zeitpunkt. Vor diesem Datum kannte das Gesetz diesen Fall nicht. Wer eine HR-Software vor 2025 gebaut und seither nicht aktualisiert hat, bildet diesen Fall möglicherweise gar nicht ab.

Kündigungsfristen und der gesetzliche Mindesturlaub ändern sich dagegen selten grundsätzlich: § 622 BGB und das Bundesurlaubsgesetz stehen seit Jahrzehnten im Kern unverändert. Das Risiko liegt hier weniger in neuen Werten als in falscher Berechnung, etwa beim Fristbeginn nach §§ 187 und 188 BGB oder bei einer Teilzeitquote, die nicht sauber anteilig gerechnet wird.

Zwei Wege, diese Werte zu pflegen

Der erste Weg trägt Werte einmal in den Code oder eine Konfigurationstabelle ein und aktualisiert sie, wenn jemand daran denkt, meist über ein jährliches Ticket. Das funktioniert, solange niemand vergisst nachzusehen, und solange die Werte selten und gut bekannt sind.

Der zweite Weg fragt Werte über eine API ab, entweder bei Bedarf zur Laufzeit oder einmal im Jahr per Sync-Job in die eigene Datenbank. Jeder Wert kommt dabei mit Rechtsgrundlage, Gültig-ab-Datum und, bei Kündigungsfrist oder Mutterschutz, direkt als berechnetes Ergebnis für einen konkreten Fall. Details zu Parametern und Feldern zeigt die Referenzseite zum Kündigungsfristen-Rechner.

Der Unterschied wird bei einem Support-Ticket sichtbar: Meldet eine Kundin eine falsche Kündigungsfrist, zeigt eine API-Antwort sofort Rechtsgrundlage und Rechenweg. Eine fest im Code hinterlegte Tabelle liefert dagegen nur den Wert, nicht seine Herkunft.

Der Aufwand für Handarbeit ist außerdem schwer sichtbar, weil er sich auf viele kleine Momente verteilt: ein Ticket hier, eine Rückfrage im Support dort, eine falsche Antwort im Onboarding eines neuen Kunden. Summiert ergibt das oft mehr Arbeit als eine einmalige Anbindung an eine API.

Beispielwerte für eine HR-Software heute

Ein Beispiel: von der Excel-Tabelle zum Aufruf je Bundesland

Viele HR-Produkte starten mit einer Excel-Tabelle oder einer im Code hinterlegten Liste für Feiertage, meist für ein einzelnes Bundesland, weil dort das erste Kundenunternehmen sitzt. Sobald weitere Bundesländer, mehrere Standorte oder Teams mit Beschäftigten in ganz Deutschland dazukommen, wächst die Tabelle schneller, als sie gepflegt wird.

An diesem Punkt lohnt sich der Wechsel auf eine Abfrage nach Bundesland und Jahr statt auf 16 einzeln gepflegte Tabellen. Bayern hat 2027 zum Beispiel 14 gesetzliche Feiertage, ein anderes Bundesland eine andere Zahl, und beide Werte kommen aus derselben Abfrage mit unterschiedlichem Parameter für das Land.

Für ein Produkt mit Kunden in ganz Deutschland ist das der Unterschied zwischen einer Funktion, die für ein Bundesland richtig ist, und einer, die es für alle 16 ist.

MCP für KI-Funktionen im eigenen Produkt

Baut ein Produktteam eine KI-gestützte Funktion in die eigene HR-Software, etwa einen Chat, der Fragen zu Resturlaub oder Kündigungsfristen beantwortet, reicht ein fest verdrahteter API-Aufruf oft nicht. Ein Sprachmodell soll hier selbst entscheiden, wann es einen Wert braucht und mit welchen Angaben, nicht nach einem starren Ablauf.

Genau dafür ist MCP gedacht: Ein KI-Agent im eigenen Produkt bekommt über einen MCP-Server Werkzeuge wie hr_kuendigungsfrist oder hr_feiertage, ruft sie bei Bedarf auf und erhält Wert, Rechtsgrundlage und einen fertigen Satz zum Zitieren zurück, statt eine Zahl aus dem Training zu raten. Aufbau und Einrichtung des Servers zeigt die Doku zum MCP-Server.

REST-API und MCP schließen sich dabei nicht aus. Für deterministische Funktionen wie einen Abwesenheitskalender oder eine feste Gehaltsberechnung bleibt ein gewöhnlicher API-Aufruf im Backend die einfachere Wahl. MCP kommt dort dazu, wo eine KI-Funktion im Produkt selbst über den nächsten Schritt entscheidet.

Kündigungsfrist für eine HR-Software-Funktion berechnen

$ curl "https://api.quellenkontor.dev/v1/hr/kuendigungsfrist?eintritt=2017-03-01&zugang=2026-11-10" \
    -H "Authorization: Bearer $QK_KEY"

# Ausschnitt der Antwort
{
  "frist": "3 Monate zum Ende eines Kalendermonats",
  "ende": "2027-02-28",
  "rechtsgrundlage": "§ 622 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 BGB"
}

Denselben Wert als Werkzeugaufruf für einen KI-Agenten

{
  "name": "hr_kuendigungsfrist",
  "arguments": { "eintritt": "2017-03-01", "zugang": "2026-11-10" }
}

// Erster Textblock im Ergebnis (result.content[0].text)
Gesetzliche Kündigungsfrist bei Eintritt am 01.03.2017 und Zugang der Kündigung am 10.11.2026, Kündigung durch den Arbeitgeber: 3 Monate zum Ende eines Kalendermonats, das Arbeitsverhältnis endet am 28.02.2027. Schematische Berechnung ohne vertragliche oder tarifliche Fristen. Rechtsgrundlage: § 622 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 BGB. Quelle: § 622 BGB (Kündigungsfristen bei Arbeitsverhältnissen), https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__622.html. Daten: Quellenkontor (quellenkontor.dev).

Wie Produktteams von Handarbeit auf API umstellen

• Werte-Tabellen im Code oder in Migrationsskripten durch Aufrufe zur Laufzeit oder einen periodischen Sync-Job ersetzen.
• Jeden Wert mit Gültig-ab-Datum in der eigenen Datenbank speichern, nicht nur den aktuellen Stand.
• Parameter wie Bundesland oder Stichtag konsequent durchreichen, statt einen Wert für alle Kunden fest zu hinterlegen.
• Für neue oder geänderte Werte einen Webhook oder eine geplante Abfrage einrichten, statt auf ein Support-Ticket zu warten.
• Für KI-Funktionen im Produkt denselben Wertebestand über MCP anbinden, damit Chat-Antworten dieselbe Quelle nutzen wie der Rest der Software.

Bevor eine Funktion live geht: gegen bekannte Fälle testen

Vor dem Start einer neuen Funktion lohnt sich ein Testlauf gegen bekannte Fälle: eine Kündigungsfrist, deren Ergebnis das eigene Team von Hand nachrechnen kann, ein Bundesland mit einem bekannten regionalen Feiertag, ein Mutterschutztermin mit bekanntem Beginn und Ende.

So fällt früh auf, ob die eigene Software den richtigen Parameter übergibt, etwa das Bundesland des Arbeitsorts statt des Firmensitzes oder das Datum, an dem eine Kündigung zugeht, statt das Datum, an dem sie verfasst wurde. Kleine Verwechslungen bei den Parametern fallen sonst oft erst auf, wenn eine Kundin oder ein Kunde eine falsche Frist meldet.

Fair bleiben: wann Handarbeit reicht

Ein Produkt mit sehr wenigen, seltenen Werten kommt eine Weile mit einer einmal jährlich geprüften Tabelle aus, etwa wenn nur die bundesweiten Feiertage ohne regionale Sonderfälle gebraucht werden. Eine eigene API-Anbindung lohnt sich vor allem, sobald mehrere Bundesländer, mehrere Werte-Arten oder eine Funktion zusammenkommen, die live und mit Beleg antworten soll.

Für den Einstieg reicht ein kostenloser Schlüssel, ohne Kreditkarte: kostenlos anmelden.