Verpflegungsmehraufwand-Liste für Excel: alle Pauschalen

Verpflegungsmehraufwand 2026: die Liste für die Reisekostenabrechnung

Für Dienstreisen im Inland gelten neun Pauschalen: drei Verpflegungssätze je nach Abwesenheitsdauer, zwei Kürzungssätze bei gestellten Mahlzeiten, zwei Übernachtungspauschalen und zwei Kilometersätze. Alle neun stehen unten als Tabelle und als CSV-Datei für Excel, mit Rechtsgrundlage und Gültigkeit.

Wer diese Liste bisher von Hand in Excel pflegt, kennt das Problem: Die Beträge ändern sich selten, aber wenn sie es tun, wie zuletzt 2020 und 2024, bleibt die alte Zahl in der Tabelle stehen, bis jemand es bemerkt. Dieser Artikel zeigt die aktuelle Liste, wie sie zustande kommt und wie du sie automatisch aktuell hältst, über Reisekosten im Inland in der Quellenkontor-API.

Die Liste deckt nur Inlandsreisen ab. Für Auslandsreisen gilt eine eigene Ländertabelle des Bundesfinanzministeriums mit eigenen Sätzen je Zielland, die Quellenkontor aktuell nicht führt. Mehr dazu weiter unten.

Alle Pauschalen auf einen Blick

Quelle: Werte aus der API für Oktober 2026, Grundlage § 9 Abs. 1 und 4a EStG und § 5 BRKG, die Berufskraftfahrer-Pauschale zuletzt geändert durch das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024

24 Stunden, An- und Abreisetag oder über 8 Stunden: welche Pauschale gilt

Die passende Pauschale hängt von der Abwesenheit an einem Kalendertag ab. Ein voller Kalendertag außerhalb von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zählt 28,00 Euro. Der An- und der Abreisetag einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung zählen je 14,00 Euro, unabhängig von der tatsächlichen Stundenzahl an diesen beiden Tagen. Für einen Tag ohne Übernachtung, aber mit mehr als acht Stunden Abwesenheit, gilt derselbe Satz wie am An- und Abreisetag: 14,00 Euro (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG).

Diese Regel gilt nur für die ersten drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Nach der Verwaltungsauffassung beginnt eine Tätigkeit erst dann als längerfristig zu gelten, wenn dieselbe Stelle an mindestens drei Tagen je Woche aufgesucht wird. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang (§ 9 Abs. 4a Satz 7 EStG).

Diese Pauschalen gelten nur für Dienstreisen, nicht für den täglichen Weg zur ersten Tätigkeitsstätte. Dafür gilt die Entfernungspauschale, mit einem eigenen Satz je Kilometer der einfachen Strecke.

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten berechnen

Übernimmt der Arbeitgeber oder ein Dritter in seinem Auftrag eine Mahlzeit auf der Dienstreise, sinkt die Tagespauschale. Für ein gestelltes Frühstück sind es 20 Prozent der 24-Stunden-Pauschale, für ein gestelltes Mittag- oder Abendessen je 40 Prozent, unabhängig davon, welche Pauschale am Reisetag tatsächlich gilt. Die Kürzung übersteigt dabei nie die für den Tag maßgebende Pauschale (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG).

Zahlt die Beschäftigte für die gestellte Mahlzeit selbst ein Entgelt, mindert dieser Betrag den Kürzungsbetrag (§ 9 Abs. 4a Satz 10 EStG). In Excel bildest du die Kürzung als eigene Spalte: Tagespauschale mal Kürzungssatz, =B2*20% für ein Frühstück, =B2*40% je Mittag- oder Abendessen.

Bei einer mehrtägigen Reise mit Frühstück, Mittag- und Abendessen an einem Tag würden sich rein rechnerisch mehr als 100 Prozent Kürzung ergeben. Auch dann bleibt die Kürzung bei der Pauschale des Tages stehen, mehr als die Tagespauschale wird nie abgezogen.

Übernachtung und Kilometer: was sonst noch in die Abrechnung gehört

• Die Übernachtungspauschale ohne Beleg gilt nur für die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber, 20,00 Euro je Übernachtung. In der eigenen Steuererklärung zählen nur die tatsächlichen Kosten mit Beleg.
• Übernachten Berufskraftfahrer im Fahrzeug des Arbeitgebers, gilt seit dem 1. Januar 2024 eine eigene Pauschale von 9,00 Euro je Kalendertag, rückwirkend angehoben durch das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024. Von 2020 bis 2023 waren es 8,00 Euro.
• Unterkunftskosten an einer Tätigkeitsstätte, die nicht die erste ist, sind nach 48 Monaten nur noch bis 1.000 Euro im Monat abziehbar oder steuerfrei erstattbar, unabhängig von der Pauschale ohne Beleg (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a Satz 4 EStG).
• Für Fahrten mit dem eigenen Pkw gilt ein Kilometersatz von 0,30 Euro, für andere motorbetriebene Fahrzeuge wie ein Motorrad 0,20 Euro, beide unverändert seit 2015, anders als die Verpflegungspauschalen.
• Der Kilometersatz gilt je tatsächlich gefahrenem Kilometer auf der Dienstreise, nicht für den Arbeitsweg (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG).

Warum eine von Hand gepflegte Excel-Liste irgendwann bricht

Die Beträge in dieser Liste ändern sich selten, aber nicht nie. Seit der Einführung 2014 gab es für die drei Verpflegungssätze eine Erhöhung, zum 1. Januar 2020, und für die Berufskraftfahrer-Pauschale eine zweite, zum 1. Januar 2024, verkündet erst im März desselben Jahres. Wer die Zahlen einmal in eine Excel-Tabelle eingetragen hat, muss jede Änderung selbst finden und von Hand ersetzen.

Das lässt sich konkret zeigen: 2019 lag die Tagespauschale für einen vollen Abwesenheitstag noch bei 24,00 Euro, seit 2020 sind es 28,00 Euro. Eine Reisekostenabrechnung, die 2026 noch mit der alten Zahl rechnet, unterschlägt Beschäftigten Geld, ohne dass es im Lohnbüro auffällt. Genau dieses Risiko trägt jede von Hand gepflegte Liste.

Für ein kleines Team mit wenigen Dienstreisen im Jahr ist eine feste Excel-Tabelle trotzdem oft die pragmatischste Lösung, dazu weiter unten mehr. Für Lohnsoftware, ein häufig genutztes Reisekosten-Tool oder eine Abrechnung mit vielen Reisenden lohnt sich dagegen eine Quelle, die sich selbst aktualisiert.

Aufruf mit curl: die aktuelle Liste

curl "https://api.quellenkontor.dev/v1/hr/reisekosten-inland?datum=2026-10-01" \
  -H "Authorization: Bearer $QK_KEY"

Ausschnitt der Antwort

{
  "datensatz": "reisekosten-inland",
  "datum": "2026-10-01",
  "werte": {
    "verpflegung_24_stunden": 28,
    "verpflegung_an_abreisetag": 14,
    "verpflegung_ueber_8_stunden": 14,
    "kuerzung_fruehstueck_prozent": 20,
    "kuerzung_mittag_abend_prozent": 40,
    "uebernachtung_pauschale_arbeitgeber": 20,
    "uebernachtung_berufskraftfahrer": 9,
    "kilometer_pkw": 0.3,
    "kilometer_andere_kfz": 0.2
  }
}

Die Liste automatisch in Excel: CSV-Export statt Abtippen

Für Excel brauchst du keine einzelne Abfrage. Der Endpunkt /verlauf liefert für reisekosten-inland alle Stufen aller neun Pauschalen seit 2015 in einer Antwort, mit format=csv als Datei zum Öffnen.

Jede Zeile nennt Bestandteil, Name, Gruppe, Einheit, Gültig-ab, Gültig-bis, Wert, Rechtsgrundlage, Quelle und einen Hinweis, also bei jeder Änderung die alte und die neue Zahl. Wie eine CSV-Antwort allgemein aufgebaut ist, steht unter CSV-Export.

Mit trennzeichen=semikolon öffnet sich die Datei in einem deutschen Excel per Doppelklick richtig, ohne dass Zahlen in einer einzigen Spalte landen. Diese Variante speziell für Excel erklärt die Seite CSV in Excel.

Für eine dreitägige Reise mit Übernachtung setzt du drei Zeilen an: Anreisetag, ein oder mehrere volle Tage, Abreisetag. Für einen Anreise- und einen Abreisetag mit je 14,00 Euro und einem vollen Tag dazwischen mit 28,00 Euro bildest du die Summe in Excel mit =SUMME(B2:B4), eine feste Gesamtzahl nennen wir hier bewusst nicht, weil sie von der genauen Zahl der vollen Tage und von eventuellen Kürzungen abhängt.

Die ganze Liste als CSV laden

curl "https://api.quellenkontor.dev/v1/hr/reisekosten-inland/verlauf?format=csv&trennzeichen=semikolon" \
  -H "Authorization: Bearer $QK_KEY" \
  -o verpflegungsmehraufwand.csv

Alte und neue Pauschale mit dem Python-SDK vergleichen

import os
from quellenkontor import Quellenkontor

qk = Quellenkontor(api_key=os.environ["QK_KEY"])
for datum in ("2019-12-31", "2026-10-01"):
    r = qk.hr.reisekosten_inland(datum=datum)
    print(datum, r["werte"]["verpflegung_24_stunden"])

# 2019-12-31 24
# 2026-10-01 28

Wann eine Excel-Liste reicht, und wann sich die API lohnt

Für einen kleinen Betrieb mit ein paar Dienstreisen im Jahr reicht eine feste Excel-Tabelle mit den aktuellen Sätzen meistens aus. Jemand prüft einmal im Jahr, ob sich etwas geändert hat, und passt die Zellen an, das ist überschaubarer Aufwand.

Bei vielen Reisenden, einer eigenen Lohn- oder Reisekostensoftware oder einer Abrechnung, die mehrere Mandanten bedient, wiegt derselbe Aufwand schwerer, weil er sich vervielfacht und leicht vergessen wird. Dort ersetzt eine einzelne Abfrage oder der CSV-Import die manuelle Pflege.

Für Auslandsreisen bleibt eine Lücke: Quellenkontor führt die Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Ausland, die Auslandstagegelder mit eigenen Sätzen je Land, derzeit nicht, dafür gilt weiterhin die jährliche Ländertabelle des Bundesfinanzministeriums (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Für die Inlandsliste probierst du das selbst aus, mit einem kostenlosen Schlüssel: kostenlos anmelden.

Checkliste vor der nächsten Reisekostenabrechnung

• Datum der Reise gegen die aktuelle Liste prüfen, nicht gegen eine gespeicherte Excel-Tabelle vom letzten Jahr.
• Bei mehrtägigen Reisen An- und Abreisetag getrennt von den vollen Tagen dazwischen ansetzen.
• Gestellte Mahlzeiten einzeln erfassen und die Kürzung je Mahlzeit abziehen, nie mehr als die Tagespauschale.
• Dreimonatsfrist bei derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte im Blick behalten, inklusive möglicher Unterbrechungen.
• Für Auslandsreisen die separate Ländertabelle des Bundesfinanzministeriums verwenden, nicht die Inlandssätze.