Betriebsveranstaltung: Freibetrag von 110 Euro berechnen

Was als Betriebsveranstaltung zählt

Eine Betriebsveranstaltung ist eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Typisch sind Weihnachtsfeier, Sommerfest, Betriebsausflug und Jubiläumsfeier. Wer einlädt, spielt keine Rolle: Das BMF-Schreiben vom 14. Oktober 2015 stellt Arbeitgeber, Betriebsrat und Personalrat gleich. Die Gäste müssen aber überwiegend Beschäftigte sein, dazu ihre Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmer oder Beschäftigte aus dem Konzern.

Keine Betriebsveranstaltung ist die Ehrung eines einzelnen Jubilars oder der Abschied einer einzelnen Kollegin, auch wenn das Team mitfeiert. Auch ein Arbeitsessen fällt nicht darunter. Für diese Anlässe gelten eigene Regeln der Lohnsteuer-Richtlinien (R 19.3 Abs. 2 und R 19.6 Abs. 2 LStR), der Freibetrag hilft dort nicht.

Den Freibetrag mit Rechtsgrundlage und Gültigkeit liefert der Datensatz Steuerfreie Beträge für jeden Stichtag seit 2015. Dort stehen auch die Sachbezugsfreigrenze und die Grenze für Aufmerksamkeiten, die du von der Feier abgrenzen musst.

Freibetrag statt Freigrenze: die Bedingungen

Je Veranstaltung und teilnehmendem Beschäftigten bleiben 110,00 Euro steuerfrei. Weil es ein Freibetrag ist, versteuerst du nur den Teil darüber. Bis Ende 2014 galt eine Freigrenze: Schon ein Euro zu viel machte die ganze Zuwendung steuerpflichtig.

Daran hängen zwei Bedingungen. Erstens muss die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen. Eine Abteilungsfeier ist begünstigt, wenn alle aus der Abteilung kommen können, ebenso eine Jubilarfeier für alle mit rundem Dienstjubiläum. Eine Feier, die bestimmte Gruppen bevorzugt, etwa nur den Führungskreis, erfüllt die Bedingung nicht (BMF-Schreiben, Tz. 4 Buchst. b).

Zweitens gilt der Freibetrag für höchstens zwei Veranstaltungen im Jahr. Nimmt jemand an mehr Feiern teil, lassen sich die zwei auswählen, für die der Freibetrag gelten soll (Tz. 4 Buchst. c). Für jede weitere Feier ist der volle Anteil Arbeitslohn. Anders ist es, wenn die Teilnahme zu den Aufgaben gehört, etwa wenn die Personalleitung oder der Betriebsrat mehrere Abteilungsfeiern besucht: Dann ist ihr Anteil dort kein Arbeitslohn.

Diese Kosten gehören in die Rechnung

• Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten.
• Fahrt- und Übernachtungskosten, die der Arbeitgeber übernimmt, etwa der gemeinsame Bus vom Betrieb zum Ausflugsziel.
• Musik, künstlerische Darbietungen und Eintrittskarten, wenn sich die Feier nicht im Besuch eines Konzerts oder Spiels erschöpft.
• Geschenke, auch wenn sie später an Beschäftigte gehen, die nicht kommen konnten. Eine Barzuwendung als Ersatz dafür gehört nicht dazu.
• Zuwendungen an Begleitpersonen und Geld, das statt einer Sachleistung gezahlt wird, wenn feststeht, dass es dafür ausgegeben wird.
• Der äußere Rahmen: Raummiete, Beleuchtung und Eventmanager, dazu Sanitäter, behördliche Auflagen, Stornokosten und Trinkgelder.

Was nicht in die Rechnung gehört

Die rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers bleiben draußen: der Aufwand der Lohnbuchhaltung für die Abrechnung sowie anteilige Abschreibungen und Energie- und Wasserkosten, wenn im eigenen Gebäude gefeiert wird (BMF-Schreiben, Tz. 2).

Reisen Beschäftigte von einem anderen Standort selbst an, sind Fahrt, Übernachtung und Verpflegungspauschalen Reisekosten und keine Zuwendung. Der Arbeitgeber kann sie steuerfrei erstatten (Tz. 6), die Pauschalen dafür stehen im Datensatz Reisekosten im Inland. Organisiert er dagegen einen gemeinsamen Bus ab dem Betrieb, gehört der Bus zur Feier.

So rechnest du den Betrag je Beschäftigten

• Alle Kosten der Feier einschließlich Umsatzsteuer addieren, auch die für den äußeren Rahmen.
• Die Summe durch die Zahl der anwesenden Teilnehmer teilen, Begleitpersonen mitgezählt. Wer kurzfristig absagt, zählt nicht mit, sein Anteil verteilt sich auf die Anwesenden (BFH, Urteil vom 29. April 2021, VI R 31/18).
• Den Anteil einer Begleitperson dem Beschäftigten zurechnen, den sie begleitet. Für die Begleitperson gibt es keinen eigenen Freibetrag.
• Vom Betrag je Beschäftigten den Freibetrag abziehen, sofern die Feier eine der zwei begünstigten im Jahr ist.
• Den Rest als Arbeitslohn abrechnen, pauschal mit 25 Prozent oder individuell nach den Lohnsteuerabzugsmerkmalen.

Rechenbeispiel: Weihnachtsfeier mit und ohne Absagen

Quelle: Linke Spalte: Beispiel aus dem BMF-Schreiben vom 14. Oktober 2015, Tz. 4 Buchst. a

So liest du das Beispiel

Die linke Spalte ist das Beispiel aus dem BMF-Schreiben. 10.000 Euro verteilen sich auf 100 Personen. Die 50 Beschäftigten ohne Begleitung liegen mit 100 Euro unter dem Freibetrag. Bei den 25 Beschäftigten mit Begleitung zählen 200 Euro, davon sind 90 Euro steuerpflichtig.

In der rechten Spalte sagen 20 Beschäftigte ohne Begleitung kurzfristig ab. Caterer und Location rechnen trotzdem gleich ab, und Stornokosten gehören ohnehin dazu. Also steigt der Anteil jedes Gastes auf 125 Euro, und jetzt liegen alle über dem Freibetrag. Für die Lohnabrechnung heißt das: Die Teilnehmerzahl erst nach der Feier festschreiben, aus der tatsächlichen Anwesenheitsliste.

Was über dem Freibetrag liegt

Der Teil über dem Freibetrag ist Arbeitslohn. Der Arbeitgeber kann ihn mit 25 Prozent pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG). Er schuldet die pauschale Lohnsteuer selbst, und der pauschal versteuerte Betrag bleibt bei der Einkommensteuer der Beschäftigten außer Ansatz (§ 40 Abs. 3 EStG).

Seit dem 1. Januar 2026 ist die Pauschalierung nur noch möglich, wenn die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Das hat das Steueränderungsgesetz 2025 in § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG ergänzt. Der Bundesfinanzhof hatte 2024 entschieden, dass auch eine Feier, die nicht allen offensteht, eine Betriebsveranstaltung im Sinne dieser Vorschrift sein kann (BFH, Urteil vom 27. März 2024, VI R 5/22). Für eine Feier nur mit dem Führungskreis scheidet die Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 EStG seit 2026 aus.

In der Sozialversicherung bleibt der steuerfreie Teil beitragsfrei. Der pauschal versteuerte Teil ist ebenfalls beitragsfrei, wenn der Arbeitgeber ihn mit der Entgeltabrechnung für den Monat der Feier pauschal versteuert (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und 3, Satz 2 SvEV). Versteuert er den Betrag individuell, ist er beitragspflichtiges Arbeitsentgelt.

Die Sachbezugsfreigrenze von 50,00 Euro im Monat hilft beim Überschreiten nicht. Das BMF-Schreiben schließt sie für Zuwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen ausdrücklich aus (Tz. 4 Buchst. a).

Häufige Fehler in der Abrechnung

• Die Kosten netto ansetzen. Die Umsatzsteuer gehört in die Rechnung, auch wenn der Arbeitgeber die Vorsteuer abzieht.
• Durch die angemeldeten statt durch die anwesenden Gäste teilen.
• Der Begleitperson einen eigenen Freibetrag geben.
• Den Rest über dem Freibetrag mit der Sachbezugsfreigrenze verrechnen.
• Die Pauschalsteuer nicht mit der Abrechnung für den Monat der Feier erheben. Daran hängt die Beitragsfreiheit (§ 1 Abs. 1 Satz 2 SvEV).
• Eine dritte Feier im Jahr wie die ersten beiden behandeln.

Abgrenzung: Aufmerksamkeiten, Geschenke und Sachbezüge

Ein Blumenstrauß zum Geburtstag ist keine Betriebsveranstaltung, sondern eine Aufmerksamkeit. Sachzuwendungen bis 60,00 Euro aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses gehören nicht zum Arbeitslohn (R 19.6 Abs. 1 LStR). Geld ist dagegen immer Arbeitslohn, auch ein kleiner Betrag.

Geschenke bei der Feier zählen zu den Kosten der Veranstaltung, wenn sie anlässlich der Feier überreicht werden. Nach dem Antwortschreiben des BMF vom 7. Dezember 2016 dürfen Geschenke bis 60 Euro je Person so einbezogen werden. Bei teureren Geschenken ist im Einzelfall zu prüfen, ob sie anlässlich oder nur bei Gelegenheit der Feier übergeben werden. Im zweiten Fall gelten die allgemeinen Regeln für Sachbezüge.

Ein Sachgeschenk im Dezember, das mit der Feier nichts zu tun hat, prüfst du gegen die monatliche Sachbezugsfreigrenze nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG. Welche Beträge der Arbeitgeber steuerfrei zahlen darf und welche nur als Werbungskosten der Beschäftigten wirken, trennt das Feld wirkung in der Referenz des Datensatzes.

Den Freibetrag in der Lohnsoftware abfragen

Für die Abrechnung brauchst du den Wert am Tag der Feier, nicht den von heute. Du fragst den Datensatz mit dem Datum der Veranstaltung und dem Parameter bestandteil ab und bekommst genau einen Eintrag mit Betrag, Art, Wirkung und Rechtsgrundlage. Über den MCP-Server heißt das Werkzeug hr_steuerfreie_betraege.

Die Antwort enthält zusätzlich ein Feld zitat mit einem fertigen Satz samt Quelle, den du in einen Abrechnungshinweis oder eine Chatbot-Antwort übernehmen kannst. Wie Stichtage und Gültigkeit in allen Antworten funktionieren, steht unter Stichtage und Gültigkeit.

Aufruf mit curl

curl "https://api.quellenkontor.dev/v1/hr/steuerfreie-betraege?datum=2026-12-04&bestandteil=betriebsveranstaltung_freibetrag" \
  -H "Authorization: Bearer $QK_KEY"

Ausschnitt der Antwort

{
  "datensatz": "steuerfreie-betraege",
  "datum": "2026-12-04",
  "bestandteil": "betriebsveranstaltung_freibetrag",
  "werte": { "betriebsveranstaltung_freibetrag": 110 },
  "bestandteile": [
    {
      "id": "betriebsveranstaltung_freibetrag",
      "art": "freibetrag",
      "wirkung": "steuerfreie_arbeitgeberleistung",
      "einheit": "euro",
      "wert": 110,
      "rechtsgrundlage": "§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 3 und 4 EStG in der Fassung von Artikel 5 des Gesetzes vom 22. Dezember 2014 (BGBl. I S. 2417)"
    }
  ]
}

Derselbe Wert mit dem Python-SDK

import os
from quellenkontor import Quellenkontor

qk = Quellenkontor(api_key=os.environ["QK_KEY"])
r = qk.hr.steuerfreie_betraege(datum="2026-12-04", bestandteil="betriebsveranstaltung_freibetrag")
print(r["werte"]["betriebsveranstaltung_freibetrag"])
# 110