Urlaubsanspruch berechnen in Excel: Formel und Grenzen

Die Grundformel: 24 Werktage auf deine Wochentage umrechnen

Das Bundesurlaubsgesetz nennt 24 Werktage Mindesturlaub im Jahr und unterstellt dabei eine Sechstagewoche (§ 3 BUrlG). Bei einer Fünftagewoche oder einer anderen Verteilung rechnet das Bundesarbeitsgericht die 24 Werktage im Verhältnis zu den 312 möglichen Werktagen einer Sechstagewoche um: 24 Werktage mal die eigenen Arbeitstage im Jahr, geteilt durch 312, was sich zur einfacheren Formel 24 mal Arbeitstage pro Woche geteilt durch 6 kürzt.

In Excel ist das eine einzelne Zelle: =24*B2/6, wenn B2 die Arbeitstage pro Woche enthält. Bei einer Fünftagewoche ergibt das 24 Werktage × 5 ÷ 6 = 20 Arbeitstage, bei einer Dreitagewoche entsprechend weniger. Diesen Teil bilden die meisten Tabellen richtig nach, weil er ohne jede Fallunterscheidung auskommt und sich mit einem Taschenrechner leicht gegenprüfen lässt.

Wartezeit und Teilurlaub: aus einer Formel werden schnell drei

Der volle Anspruch entsteht erst nach sechs Monaten im Arbeitsverhältnis, der sogenannten Wartezeit (§ 4 BUrlG). In Excel lässt sich das Ende der Wartezeit mit =EDATUM(B1;6)-1 berechnen, wenn B1 das Eintrittsdatum enthält. Für Eintritt und Austritt im selben Kalenderjahr unterscheidet das Gesetz danach drei Fälle mit Anspruch auf je ein Zwölftel des Jahresurlaubs pro vollem Monat (§ 5 Abs. 1 BUrlG): Die Wartezeit wird im Eintrittsjahr nicht mehr erfüllt, das Arbeitsverhältnis endet vor erfüllter Wartezeit, oder es endet nach erfüllter Wartezeit in der ersten Jahreshälfte.

Genau diese Fallunterscheidung macht aus einer Zeile schnell ein verschachteltes WENN mit mehreren Bedingungen: Datum des Jahresbeginns, Datum des Jahresendes, Wartezeit-Ende und die Frage, ob Eintritt oder Austritt im laufenden Jahr liegt, müssen alle gegeneinander geprüft werden, bevor überhaupt klar ist, welcher der drei Fälle zutrifft.

Wo die Rundung nach § 5 Abs. 2 BUrlG bricht

Der Teil, den die meisten Eigenbauten falsch abbilden, ist die Rundung selbst. Das Gesetz rundet Bruchteile erst ab einem halben Tag auf volle Tage auf, kleinere Bruchteile bleiben ausdrücklich als Bruchteil bestehen (§ 5 Abs. 2 BUrlG). Eine Formel mit =AUFRUNDEN(Bruch;0), wie sie naheliegt, rundet dagegen jeden Bruchteil auf, auch einen sehr kleinen.

Der Unterschied zeigt sich an zwei Beispielen mit einer Fünftagewoche: Bei Eintritt am 01.09.2027 ergeben 4 volle Monate einen Bruchteil von 6,67 Tagen, der auf 7 Tage aufgerundet wird, weil der Rest mindestens ein halber Tag ist. Bei Eintritt am 01.11.2027 ergeben 2 volle Monate dagegen 3,33 Tage, und dabei bleibt es: 3,33 Tage, kein Aufrunden auf die nächste ganze Zahl.

Die richtige Formel braucht deshalb eine Bedingung: =WENN(REST(Bruch;1)>=0,5;AUFRUNDEN(Bruch;0);RUNDEN(Bruch;2)). Ohne diese Unterscheidung liefert eine Tabelle in vielen Fällen einen Tag zu viel, unauffällig genug, dass es erst bei einer Prüfung auffällt.

Drei Beispielrechnungen mit einer Fünftagewoche, 2027

Die zweite Jahreshälfte: der teuerste Fehler in Eigenbauten

Der dritte Fall aus § 5 Abs. 1 BUrlG betrifft nur, wer nach erfüllter Wartezeit in der ersten Jahreshälfte ausscheidet, also bis zum 30. Juni. Scheidet jemand mit längst erfüllter Wartezeit erst in der zweiten Jahreshälfte aus, greift keiner der drei Fälle, und es bleibt beim vollen gesetzlichen Jahresurlaub, ohne jede Zwölftelung.

Viele selbst gebaute Formeln zwölfteln trotzdem, meist weil sie nur nach Eintritt und Austritt im laufenden Jahr fragen, statt auch das Datum des Austritts gegen den 30. Juni zu prüfen. Bei einem Austritt am 30.09.2027 mit lange erfüllter Wartezeit bleibt es deshalb bei 20 Tagen, den vollen Anspruch einer Fünftagewoche, nicht bei einem anteiligen Wert.

Arbeitstage pro Woche ist nicht dasselbe wie Arbeitstage im Kalender

Arbeitstage pro Woche in dieser Formel ist ein reines Wochenmuster, wie viele Tage jemand regelmäßig arbeitet, unabhängig von Feiertagen oder einem bestimmten Zeitraum. Das ist ein anderer Begriff als die tatsächlichen Arbeitstage in einem konkreten Monat oder Projekt, auch wenn beide Wörter ähnlich klingen und in Tabellen leicht verwechselt werden.

Für die zweite Frage, wie viele Arbeitstage zum Beispiel der Januar 2027 in einem Bundesland tatsächlich hat, wenn Wochenenden und Feiertage abgezogen werden, gibt es den eigenen Arbeitstage-Rechner: 20 Arbeitstage bei 31 Kalendertagen in Hessen. Die beiden Rechner ergänzen sich, ersetzen sich aber nicht gegenseitig.

Was die einfache Excel-Formel selten richtig abbildet

• Die Rundung ab einem halben Tag statt jeden Bruchteils, wie im Beispiel oben.
• Die zweite Jahreshälfte bei Austritt nach erfüllter Wartezeit: voller Anspruch statt Zwölftelung.
• Zusatzurlaub für schwerbehinderte Menschen nach § 208 SGB IX, der zum gesetzlichen Mindesturlaub hinzukommt.
• Höherer Mindesturlaub für Jugendliche je nach Alter zu Jahresbeginn nach § 19 JArbSchG.
• Vertraglicher oder tariflicher Mehrurlaub über die 24 Werktage hinaus, den das Gesetz selbst nicht regelt.
• Urlaub aus einem früheren Arbeitsverhältnis desselben Jahres, der nach § 6 BUrlG angerechnet wird.

Wann Excel für den Urlaubsanspruch reicht

• Für den einfachen Jahresanspruch bei einer festen Wochenverteilung ohne Eintritt oder Austritt im laufenden Jahr: eine einzelne Formel reicht.
• Für eine einmalige Berechnung mit Fachwissen zur Fallunterscheidung: mit der bedingten Rundungsformel oben lässt sich auch Teilurlaub von Hand nachrechnen.
• Für laufende Berechnungen bei mehreren Beschäftigten mit unterschiedlichen Eintritts- und Austrittsdaten: Ein Rechner, der die drei Fälle und die Rundung selbst prüft, spart die Fehlerquelle einer immer komplexer werdenden Tabelle.
• Ändert sich das Bundesurlaubsgesetz selbst, was in den letzten Jahrzehnten selten vorkam, muss eine eigene Tabelle von Hand nachgezogen werden, ein Rechner über die API dagegen folgt der aktuellen Fassung automatisch.

Die Formeln in einer deutschen Excel-Version

' B2: Arbeitstage pro Woche, zum Beispiel 5
' B3: Jahresanspruch nach § 3 BUrlG, umgerechnet nach der BAG-Formel
=24*B2/6

' B4: volle Beschäftigungsmonate bis zum Stichtag (von Hand oder per Datumsformel ermittelt)
' B5: Bruchteil nach § 5 Abs. 1 BUrlG, ein Zwölftel je vollem Monat
=B3*B4/12

' So bauen die meisten Eigenbauten die Rundung, und runden damit zu oft auf:
=AUFRUNDEN(B5;0)

' Richtig nach § 5 Abs. 2 BUrlG: nur ab einem halben Tag aufrunden, kleinere Bruchteile bleiben stehen
=WENN(REST(B5;1)>=0,5;AUFRUNDEN(B5;0);RUNDEN(B5;2))

' Wartezeit-Ende nach § 4 BUrlG, für die Fallunterscheidung a, b oder c gebraucht
' B1: Eintrittsdatum
=EDATUM(B1;6)-1

Derselbe Fall über die API

$ curl "https://api.quellenkontor.dev/v1/hr/urlaubsanspruch?arbeitstage_pro_woche=5&eintritt=2027-11-01" \
    -H "Authorization: Bearer $QK_KEY"

# Ausschnitt der Antwort
{
  "arbeitstage_pro_woche": 5,
  "anspruch_tage_jahr": 20,
  "teilurlaub": true,
  "teilurlaub_fall": "a",
  "volle_monate": 2,
  "anspruch_ungerundet": 3.33,
  "anspruch_tage_im_jahr": 3.33
}

Die Formel über viele Beschäftigte hinweg

Für eine einzelne Berechnung lässt sich eine falsche Rundung oder ein übersehener Fall in der zweiten Jahreshälfte notfalls von Hand nachprüfen. Sobald dieselbe Formel für zwanzig oder hundert Beschäftigte mit unterschiedlichen Eintritts- und Austrittsdaten nach unten kopiert wird, fällt ein einzelner falscher Fall in der Tabelle kaum noch auf, wirkt sich aber auf jede betroffene Zeile gleichermaßen aus.

Ein Test mit ein paar bekannten Werten hilft, bevor eine Tabelle in den echten Einsatz geht: eine Fünftagewoche ohne Eintritt oder Austritt muss genau 20 Tage ergeben, ein Austritt weit in der zweiten Jahreshälfte nach langer Betriebszugehörigkeit ebenfalls den vollen Anspruch. Weicht eine Formel bei diesen einfachen Fällen bereits ab, lohnt sich die Suche nach dem Fehler, bevor die komplizierteren Fälle mit Teilurlaub dazukommen.

Der Rechner über die API

Der Urlaubsanspruch-Rechner übernimmt die Fallunterscheidung und die Rundung nach § 5 Abs. 2 BUrlG direkt: Mit arbeitstage_pro_woche, optional eintritt und austritt, liefert eine Abfrage teilurlaub_fall, volle_monate und sowohl den gerundeten als auch den ungerundeten Wert. Alle Felder mit Typ stehen in der Referenz des Urlaubsanspruch-Rechners.

Wer Teilurlaub für mehrere Eintritte gleichzeitig prüft, etwa bei einer größeren Einstellungswelle, findet einen verwandten Rechenweg im Anwendungsfall anteiliges Gehalt bei Eintritt oder Austritt, der nach demselben Prinzip mit Arbeitstagen statt mit Urlaubstagen rechnet.