Zeiterfassung: Pausen automatisch abziehen (Excel und API)

Was eine einfache Formel in der Zeiterfassung automatisch abzieht

Eine typische Formel in Excel oder einer selbstgebauten Zeiterfassungstabelle schaut auf die Arbeitsstunden eines Tages und trägt danach die passende Pause ein: 0 Minuten bis 6 Stunden, 30 Minuten ab mehr als 6 Stunden, 45 Minuten ab mehr als 9 Stunden. Das sind genau die Schwellen aus § 4 ArbZG für erwachsene Beschäftigte, und die Formel wendet sie zuverlässig auf jede Zeile an, ohne dass jemand von Hand nachrechnet.

Die Formel prüft dabei nur eine Zahl, die Arbeitsstunden, und liefert nur eine Zahl zurück, die Pause in Minuten. Für wen die Schwellen gelten und wo Ausnahmen greifen, weiß die Formel nicht. Das musst du in der Tabelle selbst nachbauen oder im Kopf behalten, Zeile für Zeile.

Excel-Formel: Pause und Anwesenheit aus der Arbeitszeit

Spalte B: Arbeitszeit in Dezimalstunden, zum Beispiel 9,5
C2 (Pause):        =WENN(B2>9;45;WENN(B2>6;30;0))/1440
D2 (Anwesenheit):  =B2/24+C2

Wo die Formel bricht, wenn du sie einfach kopierst

Die Formel oben rechnet nur den einen Fall, für den sie geschrieben wurde: eine erwachsene Person, ein gewöhnlicher Arbeitstag, keine Ausnahme. Kopierst du sie unverändert in eine größere Zeiterfassung mit mehreren Beschäftigtengruppen, greifen mehrere Lücken gleichzeitig, und keine davon meldet sich von selbst.

Was die Formel nicht prüft

• Jugendliche unter 18 laufen mit den falschen Schwellen. Die Formel rechnet für Erwachsene ab mehr als 6 und mehr als 9 Stunden, für Jugendliche gelten nach § 11 JArbSchG mehr als 4,5 und mehr als 6 Stunden, mit 60 statt 45 Minuten als oberer Stufe. Ohne eine zweite Bedingung und eine Spalte fürs Alter rechnet die Formel für diese Gruppe falsch.
• Sie warnt nicht bei einer zu langen Arbeitszeit. Mehr als 10 Stunden am Tag sind für Erwachsene nur in engen Ausnahmen erlaubt, mehr als 8 Stunden nur, wenn der Schnitt über sechs Kalendermonate oder 24 Wochen stimmt (§ 3 ArbZG). Eine Formel, die nur Minuten zurückgibt, sagt dazu nichts.
• Sie prüft die Ruhezeit zum nächsten Arbeitstag nicht mit. 11 Stunden ununterbrochen für Erwachsene, 12 Stunden für Jugendliche (§ 5 ArbZG, § 13 JArbSchG). Das braucht den Vergleich zwischen Feierabend und dem nächsten Arbeitsbeginn, eine andere Rechnung als die Pausenformel.
• Sie stellt nicht sicher, dass die Pause vorher feststand und in Blöcken von mindestens 15 Minuten liegt. Das ist eine Frage der Arbeitsorganisation, keine reine Rechenfrage, aber eine Formel, die nur eine Minutenzahl ausgibt, erinnert niemanden daran.
• Sie kennt weder die Aufzeichnungspflicht noch die Sonderregeln für bestimmte Personengruppen. Arbeitszeit über 8 Stunden am Tag muss 2 Jahre aufbewahrt werden (§ 16 Abs. 2 ArbZG), und für Schwangere und Stillende gelten engere Grenzen (§§ 4, 5 und 23 MuSchG), die eine allgemeine Formel nicht abbildet.

Vergleich: Pause und Anwesenheit nach Arbeitszeit

Quelle: Werte aus dem Pausen-Rechner der API, Rechtsgrundlage § 4 ArbZG für Erwachsene und § 11 JArbSchG für Jugendliche

Pausen für Jugendliche: andere Schwellen, andere Ruhezeit

Für Beschäftigte ab 15 und unter 18 Jahren gilt nicht § 4 ArbZG, sondern § 11 JArbSchG: Mehr als 4,5 Stunden Arbeitszeit lösen 30 Minuten Pause aus, mehr als 6 Stunden 60 Minuten. Auch die Ruhezeit zum nächsten Arbeitstag ist länger, 12 statt 11 Stunden (§ 13 JArbSchG). Kinder unter 15 dürfen grundsätzlich gar nicht beschäftigt werden (§ 5 JArbSchG).

Die Tabelle oben zeigt den Unterschied bei gleicher Arbeitszeit: Bei 7 Stunden bekommt eine erwachsene Person 30 Minuten Pause, eine jugendliche Person 60. Die vollständige Übersicht mit allen Werten zeigt der Datensatz Pausenregelung und Arbeitszeitgrenzen.

Für Jugendliche kommt außerdem eine Regel zur Lage der Pause dazu, die es für Erwachsene so nicht gibt: Die erste Pause muss frühestens eine Stunde nach Arbeitsbeginn liegen, die letzte spätestens eine Stunde vor Arbeitsende (§ 11 Abs. 2 JArbSchG). Länger als 4,5 Stunden am Stück ohne Pause ist für Jugendliche nicht erlaubt, bei Erwachsenen liegt diese Grenze bei 6 Stunden. Die Schichtzeit selbst darf für Jugendliche höchstens 10 Stunden betragen, in einigen Branchen 11 (§ 12 JArbSchG).

Wann die einfache Formel für den Alltag reicht

Für eine kleine Belegschaft ohne Jugendliche und ohne Grenzfälle reicht die Formel oben oft aus. Wenn niemand unter 18 ist, niemand regelmäßig über 10 Stunden arbeitet und die Ruhezeiten unstrittig eingehalten werden, liefert die einfache Formel dieselbe Pause wie der Rechner der API, nur ohne die Warnungen und ohne die zweite Personengruppe.

Der Punkt, an dem die Formel eng wird, ist nicht die Rechnung selbst, sie stimmt für den einen Fall, für den sie geschrieben wurde. Eng wird es, wenn eine Auszubildende unter 18 anfängt, wenn eine Schicht über 10 Stunden geht oder wenn eine Prüfung verlangt, dass die Regel für jeden Fall nachvollziehbar dokumentiert ist. Dann fehlt der einen Formel die Breite, die eine Zeiterfassungssoftware oder ein Lohnprogramm für die ganze Belegschaft eigentlich bräuchte.

Der Pausen-Rechner über die API

Der Rechner pausen unter /v1/hr/pausen nimmt die Arbeitsstunden und optional das Merkmal jugendlich entgegen und gibt alle Werte auf einmal zurück: die Pause in Minuten, die Anwesenheit insgesamt, die Höchstarbeitszeit, die Ruhezeit bis zum nächsten Arbeitstag und ein Feld warnungen, das nur gefüllt ist, wenn die Arbeitszeit über einer gesetzlichen Schwelle liegt.

Ab mehr als 8 Stunden trägt die Antwort schon eine Warnung ein, auch wenn die Pause selbst korrekt berechnet ist. Bei 9 Stunden lautet sie: „Mehr als 8 Stunden sind nur zulässig, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt 8 Stunden werktäglich nicht überschritten werden (§ 3 Satz 2 ArbZG).“, bei 11 Stunden dagegen: „Mehr als 10 Stunden Arbeitszeit am Tag sind nach § 3 ArbZG nicht zulässig, Ausnahmen nur nach §§ 7, 14 und 15 ArbZG.“. Eine Formel, die nur Minuten zurückgibt, zeigt diesen Unterschied nicht. Alle Felder der Antwort erklärt die Referenz zum Pausen-Rechner.

Über den MCP-Server heißt das Werkzeug hr_pausen und beantwortet in Agenten und im Chat dieselbe Frage wie die API, zum Beispiel für Zeiterfassung und Dienstpläne. Wie du den Server einrichtest und welche Werkzeuge es sonst gibt, steht unter MCP-Werkzeuge.

Mit einem kostenlosen Schlüssel probierst du das selbst aus: kostenlos anmelden.

Aufruf mit curl: 9,5 Stunden Arbeitszeit

curl "https://api.quellenkontor.dev/v1/hr/pausen?arbeitszeit_stunden=9.5" \
  -H "Authorization: Bearer $QK_KEY"

Ausschnitt der Antwort

{
  "datensatz": "pausen",
  "arbeitszeit_stunden": 9.5,
  "jugendlich": false,
  "pause_minuten": 45,
  "anwesenheit_stunden": 10.25,
  "hoechstarbeitszeit_tag_stunden": 8,
  "hoechstarbeitszeit_tag_ausnahme_stunden": 10,
  "ruhezeit_stunden": 11,
  "warnungen": [
    "Mehr als 8 Stunden sind nur zulässig, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt 8 Stunden werktäglich nicht überschritten werden (§ 3 Satz 2 ArbZG)."
  ],
  "rechtsgrundlage": "§ 4 ArbZG"
}

Mehrere Arbeitszeiten mit dem Python-SDK vergleichen

import os
from quellenkontor import Quellenkontor

qk = Quellenkontor(api_key=os.environ["QK_KEY"])
for stunden in (6, 7, 9, 9.5, 10):
    r = qk.hr.pausen(arbeitszeit_stunden=stunden)
    print(stunden, r["pause_minuten"], r["anwesenheit_stunden"])

# 6    0 6
# 7    30 7.5
# 9    30 9.5
# 9.5  45 10.25
# 10   45 10.75

Wann eine Betriebsvereinbarung die Pausenregeln ändern darf

Eine Betriebsvereinbarung allein reicht nicht, um von den Pausenregeln abzuweichen. Das Gesetz lässt Abweichungen nur über einen Tarifvertrag oder aufgrund eines Tarifvertrags in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung zu (§ 7 ArbZG, § 21a JArbSchG), etwa kürzere Kurzpausen im Schichtbetrieb.

Ohne tarifliche Grundlage bleibt es bei den gesetzlichen Schwellen aus § 4 ArbZG und § 11 JArbSchG. Wo genau die Pause im Tagesablauf liegt, bestimmt trotzdem nicht allein der Arbeitgeber: Besteht ein Betriebsrat, hat er beim Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit und bei der Lage der Pausen ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG). Eine Zeiterfassung, die Pausen automatisch abzieht, ersetzt dieses Mitbestimmungsrecht nicht, sie setzt nur um, was vorher vereinbart wurde.

Aufzeichnungspflicht und besondere Personengruppen

Arbeitszeit über 8 Stunden am Tag muss der Arbeitgeber aufzeichnen und 2 Jahre aufbewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Eine Formel, die nur die Pause berechnet, erfüllt diese Pflicht nicht von selbst, die Zeiterfassung braucht dafür einen eigenen, dauerhaften Nachweis je Beschäftigtem.

Bei Nachtarbeitnehmern gilt außerdem eine kürzere Ausgleichsfrist: Der Schnitt von 8 Stunden werktäglich muss schon innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen erreicht werden, nicht erst nach sechs Monaten (§ 6 Abs. 2 ArbZG). Wer nachts, sonntags oder an Feiertagen arbeitet, findet die zugehörigen Zuschläge im Datensatz Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge.

Für schwangere und stillende Frauen gelten engere Grenzen als die allgemeine Pausenregel: höchstens 8,5 Stunden täglich und 90 Stunden in der Doppelwoche, keine Arbeit zwischen 20 und 6 Uhr (§§ 4 und 5 MuSchG). Stillzeiten zählen dabei nicht als Ruhepause (§ 23 Abs. 1 MuSchG), eine allgemeine Pausenformel bildet diesen Unterschied nicht ab.

Checkliste: Pausenlogik in der Zeiterfassung einführen oder prüfen

• Prüfen, ob in der Belegschaft Jugendliche unter 18 beschäftigt sind, und für sie eine eigene Schwelle in der Zeiterfassung hinterlegen, 4,5 und 6 Stunden statt 6 und 9.
• Eine Warnung einbauen oder von Hand prüfen, sobald eine Arbeitszeit über 8 oder über 10 Stunden am Tag liegt, statt nur die Pause zu berechnen.
• Die Ruhezeit zum nächsten Arbeitstag getrennt von der Pause prüfen, 11 Stunden für Erwachsene, 12 für Jugendliche.
• Festlegen, wie die Pause im Voraus feststeht und in Blöcken ab 15 Minuten dokumentiert wird, nicht nur rechnerisch von der Anwesenheit abgezogen.
• Die Aufzeichnung von Arbeitszeiten über 8 Stunden für 2 Jahre sicherstellen, getrennt von der reinen Pausenberechnung.
• Bei Tarifbindung prüfen, ob eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung abweichende Pausen erlaubt, und diese Ausnahme in der Zeiterfassung sauber von der gesetzlichen Regel trennen.