Reference

Reference: Retention periods

How long payroll accounts, accounting vouchers and working time records must be kept, since 2015.

Retention periods in years for payroll accounts, accounting vouchers such as payslips, books and financial statements, business letters and working time records under the Working Hours Act and the Minimum Wage Act. Includes the cut for vouchers from ten to eight years from 2025 and rules on when periods start, social security pay records and job applications.

Endpoints and calls

Access	Call
REST API	`GET /hr/aufbewahrung-personal`
History	`GET /hr/aufbewahrung-personal/verlauf`
SDK JavaScript	`qk.hr.aufbewahrungPersonal(…)`
SDK Python	`qk.hr.aufbewahrung_personal(…)`
CLI	`qk aufbewahrung-personal --datum 2026-10-01`
MCP tool	`hr_aufbewahrung_personal`

Parameters

Name	Type	Required	Default	Allowed	Description
`datum`	date (YYYY-MM-DD)	no	heute		Effective date in the format YYYY-MM-DD. Defaults to today.
`bestandteil`	text	no		lohnkonto, buchungsbelege, buecher_abschluesse, handelsbriefe, arbeitszeit_arbzg, arbeitszeit_milog	Return and cite only this component, for example for a single question (optional). Allowed values are the component ids.

The API rejects unknown parameters with unbekannter_parameter. In addition there are format and trennzeichen, see CSV.

Response fields

Field	Type	Meaning
`datensatz`	Text	Dataset id
`datum`	Date	Requested effective date
`vorlaeufig`	Boolean	true if not all values are set yet for the effective date; pending values are null
`werte`	Object	Short form: component and value on the effective date, null for an announced value that is not set yet
`bestandteile`	List	Per component: value or rate, validity, legal basis and source
`regeln`	List	Rules from the law in sentences, each with its legal provision
`hinweise`	List	Limits of the values or the calculation, in sentences
`lizenz`	Text	Terms of use for the values
`stand`	Date	Date of the last check against the source
`zitat`	Text	Ready-made sentence for citing, with value, validity, legal basis and source
`datenstand`	Text	Id of the data snapshot: date and sequence number of the last changelog entry (/v1/aenderungen) affecting this dataset. The same datenstand means unchanged content, useful for auditors and for comparing two requests

Components

For each effective date, the response contains the components that apply, each with id, name, gruppe, einheit, wert, gueltig_ab, rechtsgrundlage, quelle, hinweis and naechster_wert. The werte object holds the same list in short form. A component is missing if it does not yet or no longer apply on that date.

id	Component	Unit	First level	Current value	End
`lohnkonto`	Payroll accounts	years	January 1, 2015	6 years	open
`buchungsbelege`	Accounting vouchers, such as payslips and payroll posting records	years	January 1, 2015	8 years	open
`buecher_abschluesse`	Books, records, inventories, annual financial statements and management reports	years	January 1, 2015	10 years	open
`handelsbriefe`	Business letters received and sent and other tax-relevant documents	years	January 1, 2015	6 years	open
`arbeitszeit_arbzg`	Records of working time exceeding eight hours per working day	years	January 1, 2015	2 years	open
`arbeitszeit_milog`	Records of start, end and duration of working time under the Minimum Wage Act	years	January 1, 2015	2 years	open

Example

Call with datum = 2026-10-01. The response is generated by the same code that answers the API.

api.quellenkontor.dev/v1/hr/aufbewahrung-personal?datum=2026-10-01

Zur API-Doku →

curl "https://api.quellenkontor.dev/v1/hr/aufbewahrung-personal?datum=2026-10-01" \
  -H "Authorization: Bearer $QK_KEY"

import { Quellenkontor } from "@quellenkontor/sdk";

const qk = new Quellenkontor(process.env.QK_KEY);
const daten = await qk.hr.aufbewahrungPersonal({ datum: "2026-10-01" });

import os
from quellenkontor import Quellenkontor

qk = Quellenkontor(api_key=os.environ["QK_KEY"])
daten = qk.hr.aufbewahrung_personal(datum="2026-10-01")

$ qk aufbewahrung-personal --datum 2026-10-01

{
  "name": "hr_aufbewahrung_personal",
  "arguments": {
    "datum": "2026-10-01"
  }
}

This is how an agent calls the tool. Server setup is described in the MCP docs.

Antwort200 OK · JSON

{
  "datensatz": "aufbewahrung-personal",
  "datum": "2026-10-01",
  "vorlaeufig": false,
  "werte": {
    "lohnkonto": 6,
    "buchungsbelege": 8,
    "buecher_abschluesse": 10,
    "handelsbriefe": 6,
    "arbeitszeit_arbzg": 2,
    "arbeitszeit_milog": 2
  },
  "bestandteile": [
    {
      "id": "lohnkonto",
      "name": "Lohnkonten",
      "gruppe": "Steuer und Buchführung",
      "art": "aufbewahrungsfrist",
      "einheit": "jahre",
      "wert": 6,
      "gueltig_ab": "2015-01-01",
      "gueltig_bis": null,
      "rechtsgrundlage": "§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG",
      "quelle": {
        "titel": "Bekanntmachung der Neufassung des Einkommensteuergesetzes vom 8. Oktober 2009 (BGBl. I S. 3366)",
        "url": "https://www.bgbl.de/xaver/bgbl/start.xav?startbk=Bundesanzeiger_BGBl&jumpTo=bgbl109s3366.pdf"
      },
      "hinweis": "Bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt. Lohnkonto für 2020 mit letzter Eintragung im Dezember 2020: aufbewahren bis 31. Dezember 2026.",
      "naechster_wert": null,
      "status": "festgelegt",
      "erwartet": null,
      "letzter_wert": null
    },
    {
      "id": "buchungsbelege",
      "name": "Buchungsbelege, etwa Lohnabrechnungen und Belege zur Lohnbuchung",
      "gruppe": "Steuer und Buchführung",
      "art": "aufbewahrungsfrist",
      "einheit": "jahre",
      "wert": 8,
      "gueltig_ab": "2025-01-01",
      "gueltig_bis": null,
      "rechtsgrundlage": "§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der Fassung von Artikel 3 Nr. 4 des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes",
      "quelle": {
        "titel": "Viertes Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323)",
        "url": "https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2024/323/VO.html"
      },
      "hinweis": "Gilt für alle Unterlagen, deren zehnjährige Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Artikel 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Ausnahme: Institute nach § 1 Abs. 1b KWG, Versicherungsunternehmen unter Aufsicht nach dem VAG und Wertpapierinstitute behalten die zehnjährige Frist nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der am 31. Dezember 2024 geltenden Fassung (Artikel 97 § 19a Abs. 3 EGAO in der Fassung von Artikel 17 des Gesetzes zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung vom 22. Dezember 2025, BGBl. 2025 I Nr. 369, in Kraft seit 30. Dezember 2025; vorher sollte die Achtjahresfrist für sie ab 1. Januar 2026 greifen). Nach Handelsrecht gelten ebenfalls acht Jahre, für dieselben Institute seit 30. Dezember 2025 zehn Jahre (§ 257 Abs. 4 HGB).",
      "naechster_wert": null,
      "status": "festgelegt",
      "erwartet": null,
      "letzter_wert": null
    },
    {
      "id": "buecher_abschluesse",
      "name": "Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte",
      "gruppe": "Steuer und Buchführung",
      "art": "aufbewahrungsfrist",
      "einheit": "jahre",
      "wert": 10,
      "gueltig_ab": "2025-01-01",
      "gueltig_bis": null,
      "rechtsgrundlage": "§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der Fassung von Artikel 3 Nr. 4 des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes",
      "quelle": {
        "titel": "Viertes Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323)",
        "url": "https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2024/323/VO.html"
      },
      "hinweis": "Unverändert zehn Jahre, dazu die nötigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen.",
      "naechster_wert": null,
      "status": "festgelegt",
      "erwartet": null,
      "letzter_wert": null
    },
    {
      "id": "handelsbriefe",
      "name": "Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen",
      "gruppe": "Steuer und Buchführung",
      "art": "aufbewahrungsfrist",
      "einheit": "jahre",
      "wert": 6,
      "gueltig_ab": "2025-01-01",
      "gueltig_bis": null,
      "rechtsgrundlage": "§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der Fassung von Artikel 3 Nr. 4 des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes",
      "quelle": {
        "titel": "Viertes Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323)",
        "url": "https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2024/323/VO.html"
      },
      "hinweis": "Etwa Arbeitsverträge und Schriftwechsel mit Bezug zur Besteuerung, soweit sie keine Buchungsbelege sind.",
      "naechster_wert": null,
      "status": "festgelegt",
      "erwartet": null,
      "letzter_wert": null
    },
    {
      "id": "arbeitszeit_arbzg",
      "name": "Nachweise über Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich",
      "gruppe": "Arbeitszeit",
      "art": "aufbewahrungsfrist",
      "einheit": "jahre",
      "wert": 2,
      "gueltig_ab": "2015-01-01",
      "gueltig_bis": null,
      "rechtsgrundlage": "§ 16 Abs. 2 Satz 2 ArbZG",
      "quelle": {
        "titel": "§ 16 ArbZG (Aushang und Arbeitszeitnachweise), gesetze-im-internet.de",
        "url": "https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__16.html"
      },
      "hinweis": "Mindestens zwei Jahre. Aufzuzeichnen ist die Arbeitszeit, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden (§ 3 Satz 1 ArbZG) hinausgeht, dazu das Verzeichnis der Einwilligungen nach § 7 Abs. 7 ArbZG.",
      "naechster_wert": null,
      "status": "festgelegt",
      "erwartet": null,
      "letzter_wert": null
    },
    {
      "id": "arbeitszeit_milog",
      "name": "Aufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz",
      "gruppe": "Arbeitszeit",
      "art": "aufbewahrungsfrist",
      "einheit": "jahre",
      "wert": 2,
      "gueltig_ab": "2015-01-01",
      "gueltig_bis": null,
      "rechtsgrundlage": "§ 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG",
      "quelle": {
        "titel": "Gesetz zur Stärkung der Tarifautonomie vom 11. August 2014 (BGBl. I S. 1348), Artikel 1: Mindestlohngesetz",
        "url": "https://www.bgbl.de/xaver/bgbl/start.xav?startbk=Bundesanzeiger_BGBl&jumpTo=bgbl114s1348.pdf"
      },
      "hinweis": "Mindestens zwei Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Gilt für Minijobs nach § 8 Abs. 1 SGB IV (nicht im Privathaushalt) und für die Branchen nach § 2a SchwarzArbG.",
      "naechster_wert": null,
      "status": "festgelegt",
      "erwartet": null,
      "letzter_wert": null
    }
  ],
  "regeln": [
    "Die Aufbewahrungsfrist nach der Abgabenordnung beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden, der Brief empfangen oder abgesandt oder die letzte Eintragung gemacht wurde (§ 147 Abs. 4 AO).",
    "Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).",
    "Kürzere Fristen aus Gesetzen außerhalb des Steuerrechts lassen die steuerliche Frist unberührt (§ 147 Abs. 3 Satz 2 AO).",
    "Nach Handelsrecht gelten für Kaufleute dieselben Fristen: zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für Handelsbriefe, jeweils ab Schluss des Kalenderjahres (§ 257 Abs. 4 und 5 HGB). Institute nach § 1 Abs. 1b KWG, Versicherungsunternehmen unter Aufsicht nach dem VAG und Wertpapierinstitute bewahren Buchungsbelege seit 30. Dezember 2025 wieder zehn Jahre auf (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB).",
    "Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG).",
    "Entgeltunterlagen, Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise für die Sozialversicherung sind je Beschäftigtem getrennt nach Kalenderjahren zu führen und bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Betriebsprüfung der Rentenversicherung folgt (§ 28f Abs. 1 SGB IV).",
    "Für Bewerbungsunterlagen gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Maßgeblich sind die Fristen für Ansprüche wegen Benachteiligung: schriftliche Geltendmachung innerhalb von zwei Monaten ab Zugang der Ablehnung (§ 15 Abs. 4 AGG) und Klage innerhalb von drei Monaten nach der Geltendmachung (§ 61b Abs. 1 ArbGG)."
  ],
  "hinweise": [
    "Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Für Buchungsbelege gilt die Übergangsregel in Art. 97 § 19a EGAO."
  ],
  "lizenz": "Werte aus amtlichen Werken (§ 5 UrhG). Nutzung der Zusammenstellung nach den Nutzungsbedingungen von Quellenkontor.",
  "stand": "2026-09-26",
  "zitat": "Aufbewahrungsfristen am 01.10.2026: Lohnkonten: 6 Jahre; Buchungsbelege, etwa Lohnabrechnungen und Belege zur Lohnbuchung: 8 Jahre; Aufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz: 2 Jahre. Rechtsgrundlage: § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG. Quelle: Bekanntmachung der Neufassung des Einkommensteuergesetzes vom 8. Oktober 2009 (BGBl. I S. 3366), https://www.bgbl.de/xaver/bgbl/start.xav?startbk=Bundesanzeiger_BGBl&jumpTo=bgbl109s3366.pdf. Daten: Quellenkontor (quellenkontor.dev).",
  "datenstand": "2026-09-26.29"
}

History

Every level since 2015 in one call, as JSON or with format=csv as CSV. The last two levels:

Terminal

curl "https://api.quellenkontor.dev/v1/hr/aufbewahrung-personal/verlauf" \
  -H "Authorization: Bearer $QK_KEY"

Excerpt of the response

{
  "datensatz": "aufbewahrung-personal",
  "verlauf": [
    {
      "bestandteil": "buecher_abschluesse",
      "name": "Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte",
      "gruppe": "Steuer und Buchführung",
      "art": "aufbewahrungsfrist",
      "einheit": "jahre",
      "gueltig_ab": "2025-01-01",
      "gueltig_bis": null,
      "wert": 10,
      "stufenart": "rechtsgrundlage",
      "rechtsgrundlage": "§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der Fassung von Artikel 3 Nr. 4 des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes",
      "quelle_url": "https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2024/323/VO.html",
      "hinweis": "Unverändert zehn Jahre, dazu die nötigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen."
    },
    {
      "bestandteil": "handelsbriefe",
      "name": "Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen",
      "gruppe": "Steuer und Buchführung",
      "art": "aufbewahrungsfrist",
      "einheit": "jahre",
      "gueltig_ab": "2025-01-01",
      "gueltig_bis": null,
      "wert": 6,
      "stufenart": "rechtsgrundlage",
      "rechtsgrundlage": "§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der Fassung von Artikel 3 Nr. 4 des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes",
      "quelle_url": "https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2024/323/VO.html",
      "hinweis": "Etwa Arbeitsverträge und Schriftwechsel mit Bezug zur Besteuerung, soweit sie keine Buchungsbelege sind."
    }
  ]
}

Error cases

Status	Code	When
400	`ungueltiger_parameter`	wrong format or a value outside: bestandteil (lohnkonto, buchungsbelege, buecher_abschluesse, handelsbriefe, arbeitszeit_arbzg, arbeitszeit_milog)
400	`unbekannter_parameter`	a parameter this dataset does not have
404	`kein_wert`	outside the coverage (from 2015) or the value for this period has not been promulgated yet
401, 429	see errors	all error codes

Schema for MCP

This is how the MCP server describes the arguments of the tool hr_aufbewahrung_personal:

inputSchema

{
  "type": "object",
  "properties": {
    "datum": {
      "description": "Stichtag im Format JJJJ-MM-TT. Ohne Angabe gilt der heutige Tag.",
      "type": "string",
      "format": "date",
      "pattern": "^\\d{4}-\\d{2}-\\d{2}$"
    },
    "bestandteil": {
      "description": "Nur diesen Bestandteil liefern und zitieren, etwa für eine einzelne Frage (optional). Erlaubt sind die ids der Bestandteile.",
      "type": "string",
      "enum": [
        "lohnkonto",
        "buchungsbelege",
        "buecher_abschluesse",
        "handelsbriefe",
        "arbeitszeit_arbzg",
        "arbeitszeit_milog"
      ]
    }
  },
  "required": [],
  "additionalProperties": false
}

Source and freshness

Item	Content
Source	§ 147 AO, § 257 HGB, § 41 EStG, § 28f SGB IV, § 16 ArbZG, § 17 MiLoG
License	Values from official works (§ 5 UrhG). Use of the compilation under the Quellenkontor terms of use.
Updates	when the law changes
Coverage	Germany, from 2015
Last checked	September 26, 2026
Next expected change	only if the law changes

Overview with tables and questions about the dataset: Retention periods for HR and payroll records. Report an error through the contact form.

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