Referenz

Referenz: Aufbewahrungsfristen

Wie lange du Lohnkonten, Buchungsbelege und Arbeitszeitnachweise aufbewahren musst, seit 2015.

Aufbewahrungsfristen in Jahren für Lohnkonto, Buchungsbelege wie Lohnabrechnungen, Bücher und Abschlüsse, Geschäftsbriefe und Arbeitszeitaufzeichnungen nach ArbZG und MiLoG. Mit der Verkürzung für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre ab 2025 und den Regeln zum Fristbeginn, zu Entgeltunterlagen der Sozialversicherung und zu Bewerbungen.

Endpunkte und Aufrufe

Zugang	Aufruf
REST-API	`GET /hr/aufbewahrung-personal`
Verlauf	`GET /hr/aufbewahrung-personal/verlauf`
SDK JavaScript	`qk.hr.aufbewahrungPersonal(…)`
SDK Python	`qk.hr.aufbewahrung_personal(…)`
CLI	`qk aufbewahrung-personal --datum 2026-10-01`
MCP-Werkzeug	`hr_aufbewahrung_personal`

Parameter

Name	Typ	Pflicht	Standard	Erlaubt	Beschreibung
`datum`	Datum (JJJJ-MM-TT)	nein	heute		Stichtag im Format JJJJ-MM-TT. Ohne Angabe gilt der heutige Tag.
`bestandteil`	Text	nein		lohnkonto, buchungsbelege, buecher_abschluesse, handelsbriefe, arbeitszeit_arbzg, arbeitszeit_milog	Nur diesen Bestandteil liefern und zitieren, etwa für eine einzelne Frage (optional). Erlaubt sind die ids der Bestandteile.

Unbekannte Parameter lehnt die API mit unbekannter_parameter ab. Dazu kommen format und trennzeichen, siehe CSV.

Antwortfelder

Feld	Typ	Bedeutung
`datensatz`	Text	Kennung des Datensatzes
`datum`	Datum	Abgefragter Stichtag
`vorlaeufig`	Boolesch	true, wenn für den Stichtag noch nicht alle Werte festgelegt sind; ausstehende Werte stehen dann auf null
`werte`	Objekt	Kurzform: Bestandteil und Wert
`bestandteile`	Liste	Je Bestandteil Wert, Einheit, Gültigkeit, Rechtsgrundlage und Quelle
`regeln`	Liste	Regeln aus dem Gesetz, je mit Norm
`hinweise`	Liste	Grenzen der Werte oder der Berechnung, in Sätzen
`lizenz`	Text	Nutzungsbedingungen der Werte
`stand`	Datum	Tag der letzten Prüfung gegen die Quelle
`zitat`	Text	Fertiger Satz mit Wert, Gültigkeit, Rechtsgrundlage und Quelle zum Zitieren
`datenstand`	Text	Kennung des Datenstands: Datum und laufende Nummer der letzten Änderung im Änderungsprotokoll (/v1/aenderungen), die diesen Datensatz betrifft. Gleicher Datenstand heißt unveränderter Inhalt, praktisch für Prüfer und zum Vergleich zweier Abfragen

Bestandteile

Die Antwort enthält je Stichtag die gültigen Bestandteile, jeweils mit id, name, gruppe, einheit, wert, gueltig_ab, rechtsgrundlage, quelle, hinweis und naechster_wert. Im Objekt werte steht dieselbe Liste als Kurzform. Ein Bestandteil fehlt, wenn er am Stichtag noch nicht oder nicht mehr gilt.

id	Bestandteil	Einheit	Erste Stufe	Aktueller Wert	Ende
`lohnkonto`	Lohnkonten	Jahre	01.01.2015	6 Jahre	offen
`buchungsbelege`	Buchungsbelege, etwa Lohnabrechnungen und Belege zur Lohnbuchung	Jahre	01.01.2015	8 Jahre	offen
`buecher_abschluesse`	Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte	Jahre	01.01.2015	10 Jahre	offen
`handelsbriefe`	Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen	Jahre	01.01.2015	6 Jahre	offen
`arbeitszeit_arbzg`	Nachweise über Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich	Jahre	01.01.2015	2 Jahre	offen
`arbeitszeit_milog`	Aufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz	Jahre	01.01.2015	2 Jahre	offen

Beispiel

Aufruf mit datum = 2026-10-01. Die Antwort erzeugt derselbe Code, der auch die API beantwortet.

api.quellenkontor.dev/v1/hr/aufbewahrung-personal?datum=2026-10-01

Zur API-Doku →

curl "https://api.quellenkontor.dev/v1/hr/aufbewahrung-personal?datum=2026-10-01" \
  -H "Authorization: Bearer $QK_KEY"

import { Quellenkontor } from "@quellenkontor/sdk";

const qk = new Quellenkontor(process.env.QK_KEY);
const daten = await qk.hr.aufbewahrungPersonal({ datum: "2026-10-01" });

import os
from quellenkontor import Quellenkontor

qk = Quellenkontor(api_key=os.environ["QK_KEY"])
daten = qk.hr.aufbewahrung_personal(datum="2026-10-01")

$ qk aufbewahrung-personal --datum 2026-10-01

{
  "name": "hr_aufbewahrung_personal",
  "arguments": {
    "datum": "2026-10-01"
  }
}

So ruft ein Agent das Werkzeug auf. Die Einrichtung des Servers steht in der MCP-Doku.

Antwort200 OK · JSON

{
  "datensatz": "aufbewahrung-personal",
  "datum": "2026-10-01",
  "vorlaeufig": false,
  "werte": {
    "lohnkonto": 6,
    "buchungsbelege": 8,
    "buecher_abschluesse": 10,
    "handelsbriefe": 6,
    "arbeitszeit_arbzg": 2,
    "arbeitszeit_milog": 2
  },
  "bestandteile": [
    {
      "id": "lohnkonto",
      "name": "Lohnkonten",
      "gruppe": "Steuer und Buchführung",
      "art": "aufbewahrungsfrist",
      "einheit": "jahre",
      "wert": 6,
      "gueltig_ab": "2015-01-01",
      "gueltig_bis": null,
      "rechtsgrundlage": "§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG",
      "quelle": {
        "titel": "Bekanntmachung der Neufassung des Einkommensteuergesetzes vom 8. Oktober 2009 (BGBl. I S. 3366)",
        "url": "https://www.bgbl.de/xaver/bgbl/start.xav?startbk=Bundesanzeiger_BGBl&jumpTo=bgbl109s3366.pdf"
      },
      "hinweis": "Bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt. Lohnkonto für 2020 mit letzter Eintragung im Dezember 2020: aufbewahren bis 31. Dezember 2026.",
      "naechster_wert": null,
      "status": "festgelegt",
      "erwartet": null,
      "letzter_wert": null
    },
    {
      "id": "buchungsbelege",
      "name": "Buchungsbelege, etwa Lohnabrechnungen und Belege zur Lohnbuchung",
      "gruppe": "Steuer und Buchführung",
      "art": "aufbewahrungsfrist",
      "einheit": "jahre",
      "wert": 8,
      "gueltig_ab": "2025-01-01",
      "gueltig_bis": null,
      "rechtsgrundlage": "§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der Fassung von Artikel 3 Nr. 4 des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes",
      "quelle": {
        "titel": "Viertes Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323)",
        "url": "https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2024/323/VO.html"
      },
      "hinweis": "Gilt für alle Unterlagen, deren zehnjährige Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Artikel 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Ausnahme: Institute nach § 1 Abs. 1b KWG, Versicherungsunternehmen unter Aufsicht nach dem VAG und Wertpapierinstitute behalten die zehnjährige Frist nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der am 31. Dezember 2024 geltenden Fassung (Artikel 97 § 19a Abs. 3 EGAO in der Fassung von Artikel 17 des Gesetzes zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung vom 22. Dezember 2025, BGBl. 2025 I Nr. 369, in Kraft seit 30. Dezember 2025; vorher sollte die Achtjahresfrist für sie ab 1. Januar 2026 greifen). Nach Handelsrecht gelten ebenfalls acht Jahre, für dieselben Institute seit 30. Dezember 2025 zehn Jahre (§ 257 Abs. 4 HGB).",
      "naechster_wert": null,
      "status": "festgelegt",
      "erwartet": null,
      "letzter_wert": null
    },
    {
      "id": "buecher_abschluesse",
      "name": "Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte",
      "gruppe": "Steuer und Buchführung",
      "art": "aufbewahrungsfrist",
      "einheit": "jahre",
      "wert": 10,
      "gueltig_ab": "2025-01-01",
      "gueltig_bis": null,
      "rechtsgrundlage": "§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der Fassung von Artikel 3 Nr. 4 des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes",
      "quelle": {
        "titel": "Viertes Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323)",
        "url": "https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2024/323/VO.html"
      },
      "hinweis": "Unverändert zehn Jahre, dazu die nötigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen.",
      "naechster_wert": null,
      "status": "festgelegt",
      "erwartet": null,
      "letzter_wert": null
    },
    {
      "id": "handelsbriefe",
      "name": "Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen",
      "gruppe": "Steuer und Buchführung",
      "art": "aufbewahrungsfrist",
      "einheit": "jahre",
      "wert": 6,
      "gueltig_ab": "2025-01-01",
      "gueltig_bis": null,
      "rechtsgrundlage": "§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der Fassung von Artikel 3 Nr. 4 des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes",
      "quelle": {
        "titel": "Viertes Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323)",
        "url": "https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2024/323/VO.html"
      },
      "hinweis": "Etwa Arbeitsverträge und Schriftwechsel mit Bezug zur Besteuerung, soweit sie keine Buchungsbelege sind.",
      "naechster_wert": null,
      "status": "festgelegt",
      "erwartet": null,
      "letzter_wert": null
    },
    {
      "id": "arbeitszeit_arbzg",
      "name": "Nachweise über Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich",
      "gruppe": "Arbeitszeit",
      "art": "aufbewahrungsfrist",
      "einheit": "jahre",
      "wert": 2,
      "gueltig_ab": "2015-01-01",
      "gueltig_bis": null,
      "rechtsgrundlage": "§ 16 Abs. 2 Satz 2 ArbZG",
      "quelle": {
        "titel": "§ 16 ArbZG (Aushang und Arbeitszeitnachweise), gesetze-im-internet.de",
        "url": "https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__16.html"
      },
      "hinweis": "Mindestens zwei Jahre. Aufzuzeichnen ist die Arbeitszeit, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden (§ 3 Satz 1 ArbZG) hinausgeht, dazu das Verzeichnis der Einwilligungen nach § 7 Abs. 7 ArbZG.",
      "naechster_wert": null,
      "status": "festgelegt",
      "erwartet": null,
      "letzter_wert": null
    },
    {
      "id": "arbeitszeit_milog",
      "name": "Aufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz",
      "gruppe": "Arbeitszeit",
      "art": "aufbewahrungsfrist",
      "einheit": "jahre",
      "wert": 2,
      "gueltig_ab": "2015-01-01",
      "gueltig_bis": null,
      "rechtsgrundlage": "§ 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG",
      "quelle": {
        "titel": "Gesetz zur Stärkung der Tarifautonomie vom 11. August 2014 (BGBl. I S. 1348), Artikel 1: Mindestlohngesetz",
        "url": "https://www.bgbl.de/xaver/bgbl/start.xav?startbk=Bundesanzeiger_BGBl&jumpTo=bgbl114s1348.pdf"
      },
      "hinweis": "Mindestens zwei Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Gilt für Minijobs nach § 8 Abs. 1 SGB IV (nicht im Privathaushalt) und für die Branchen nach § 2a SchwarzArbG.",
      "naechster_wert": null,
      "status": "festgelegt",
      "erwartet": null,
      "letzter_wert": null
    }
  ],
  "regeln": [
    "Die Aufbewahrungsfrist nach der Abgabenordnung beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden, der Brief empfangen oder abgesandt oder die letzte Eintragung gemacht wurde (§ 147 Abs. 4 AO).",
    "Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).",
    "Kürzere Fristen aus Gesetzen außerhalb des Steuerrechts lassen die steuerliche Frist unberührt (§ 147 Abs. 3 Satz 2 AO).",
    "Nach Handelsrecht gelten für Kaufleute dieselben Fristen: zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für Handelsbriefe, jeweils ab Schluss des Kalenderjahres (§ 257 Abs. 4 und 5 HGB). Institute nach § 1 Abs. 1b KWG, Versicherungsunternehmen unter Aufsicht nach dem VAG und Wertpapierinstitute bewahren Buchungsbelege seit 30. Dezember 2025 wieder zehn Jahre auf (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB).",
    "Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG).",
    "Entgeltunterlagen, Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise für die Sozialversicherung sind je Beschäftigtem getrennt nach Kalenderjahren zu führen und bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Betriebsprüfung der Rentenversicherung folgt (§ 28f Abs. 1 SGB IV).",
    "Für Bewerbungsunterlagen gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Maßgeblich sind die Fristen für Ansprüche wegen Benachteiligung: schriftliche Geltendmachung innerhalb von zwei Monaten ab Zugang der Ablehnung (§ 15 Abs. 4 AGG) und Klage innerhalb von drei Monaten nach der Geltendmachung (§ 61b Abs. 1 ArbGG)."
  ],
  "hinweise": [
    "Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Für Buchungsbelege gilt die Übergangsregel in Art. 97 § 19a EGAO."
  ],
  "lizenz": "Werte aus amtlichen Werken (§ 5 UrhG). Nutzung der Zusammenstellung nach den Nutzungsbedingungen von Quellenkontor.",
  "stand": "2026-09-26",
  "zitat": "Aufbewahrungsfristen am 01.10.2026: Lohnkonten: 6 Jahre; Buchungsbelege, etwa Lohnabrechnungen und Belege zur Lohnbuchung: 8 Jahre; Aufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz: 2 Jahre. Rechtsgrundlage: § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG. Quelle: Bekanntmachung der Neufassung des Einkommensteuergesetzes vom 8. Oktober 2009 (BGBl. I S. 3366), https://www.bgbl.de/xaver/bgbl/start.xav?startbk=Bundesanzeiger_BGBl&jumpTo=bgbl109s3366.pdf. Daten: Quellenkontor (quellenkontor.dev).",
  "datenstand": "2026-09-26.29"
}

Verlauf

Alle Stufen seit 2015 mit einem Aufruf, als JSON oder mit format=csv als CSV. Die letzten beiden Stufen:

Terminal

curl "https://api.quellenkontor.dev/v1/hr/aufbewahrung-personal/verlauf" \
  -H "Authorization: Bearer $QK_KEY"

Ausschnitt der Antwort

{
  "datensatz": "aufbewahrung-personal",
  "verlauf": [
    {
      "bestandteil": "buecher_abschluesse",
      "name": "Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte",
      "gruppe": "Steuer und Buchführung",
      "art": "aufbewahrungsfrist",
      "einheit": "jahre",
      "gueltig_ab": "2025-01-01",
      "gueltig_bis": null,
      "wert": 10,
      "stufenart": "rechtsgrundlage",
      "rechtsgrundlage": "§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der Fassung von Artikel 3 Nr. 4 des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes",
      "quelle_url": "https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2024/323/VO.html",
      "hinweis": "Unverändert zehn Jahre, dazu die nötigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen."
    },
    {
      "bestandteil": "handelsbriefe",
      "name": "Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen",
      "gruppe": "Steuer und Buchführung",
      "art": "aufbewahrungsfrist",
      "einheit": "jahre",
      "gueltig_ab": "2025-01-01",
      "gueltig_bis": null,
      "wert": 6,
      "stufenart": "rechtsgrundlage",
      "rechtsgrundlage": "§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der Fassung von Artikel 3 Nr. 4 des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes",
      "quelle_url": "https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2024/323/VO.html",
      "hinweis": "Etwa Arbeitsverträge und Schriftwechsel mit Bezug zur Besteuerung, soweit sie keine Buchungsbelege sind."
    }
  ]
}

Fehlerfälle

Status	Code	Wann
400	`ungueltiger_parameter`	falsches Format oder Wert außerhalb von: bestandteil (lohnkonto, buchungsbelege, buecher_abschluesse, handelsbriefe, arbeitszeit_arbzg, arbeitszeit_milog)
400	`unbekannter_parameter`	Parameter, den es für diesen Datensatz nicht gibt
404	`kein_wert`	außerhalb der Abdeckung (ab 01.01.2015) oder Wert für diesen Zeitraum noch nicht verkündet
401, 429	siehe Fehler	alle Fehlercodes

Schema für MCP

So beschreibt der MCP-Server die Argumente des Werkzeugs hr_aufbewahrung_personal:

inputSchema

{
  "type": "object",
  "properties": {
    "datum": {
      "description": "Stichtag im Format JJJJ-MM-TT. Ohne Angabe gilt der heutige Tag.",
      "type": "string",
      "format": "date",
      "pattern": "^\\d{4}-\\d{2}-\\d{2}$"
    },
    "bestandteil": {
      "description": "Nur diesen Bestandteil liefern und zitieren, etwa für eine einzelne Frage (optional). Erlaubt sind die ids der Bestandteile.",
      "type": "string",
      "enum": [
        "lohnkonto",
        "buchungsbelege",
        "buecher_abschluesse",
        "handelsbriefe",
        "arbeitszeit_arbzg",
        "arbeitszeit_milog"
      ]
    }
  },
  "required": [],
  "additionalProperties": false
}

Quelle und Stand

Angabe	Inhalt
Quelle	§ 147 AO, § 257 HGB, § 41 EStG, § 28f SGB IV, § 16 ArbZG, § 17 MiLoG
Lizenz	Werte aus amtlichen Werken (§ 5 UrhG). Nutzung der Zusammenstellung nach den Nutzungsbedingungen von Quellenkontor.
Aktualisierung	bei Gesetzesänderung
Abdeckung	Deutschland, ab 01.01.2015
Zuletzt geprüft	26.09.2026
Nächste erwartete Änderung	nur bei Gesetzesänderung

Überblick mit Tabellen und Fragen zum Datensatz: Aufbewahrungsfristen für Personal- und Lohnunterlagen. Einen Fehler meldest du über das Kontaktformular.

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