Aufbewahrungsfristen 2026 für Lohn- und Personalunterlagen

API Die Aufbewahrungsfristen als REST-API, JSON und CSV, mit Rechtsgrundlage je Frist.

Wie lange du Lohnkonten, Buchungsbelege und Arbeitszeitnachweise aufbewahren musst, seit 2015.

Arbeitszeitgrenzen stehen im Pausenrechner, die Termine im Lohnjahr im Lohnjahr-Kalender.

Zuletzt gegen die Quellen geprüft am 26.09.2026. Nächste erwartete Änderung: nur bei Gesetzesänderung.

REST /v1/hr/aufbewahrung-personalMCP hr_aufbewahrung_personalCLI qk aufbewahrung-personal

Aufbewahrungsfristen in Jahren für Lohnkonto, Buchungsbelege wie Lohnabrechnungen, Bücher und Abschlüsse, Geschäftsbriefe und Arbeitszeitaufzeichnungen nach ArbZG und MiLoG. Mit der Verkürzung für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre ab 2025 und den Regeln zum Fristbeginn, zu Entgeltunterlagen der Sozialversicherung und zu Bewerbungen.

Gültig am 26.09.2026

Lohnkonten: 6 Jahre
Buchungsbelege, etwa Lohnabrechnungen und Belege zur Lohnbuchung: 8 Jahre
Aufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz: 2 Jahre

Quelle: § 147 AO, § 257 HGB, § 41 EStG, § 28f SGB IV, § 16 ArbZG, § 17 MiLoG
Lizenz: Werte aus amtlichen Werken (§ 5 UrhG). Nutzung der Zusammenstellung nach den Nutzungsbedingungen von Quellenkontor.
Aktualisierung: bei Gesetzesänderung
Abdeckung: Deutschland, ab 01.01.2015

Ein Wert passt nicht zur amtlichen Quelle? Fehler melden. Wir prüfen gegen die Primärquelle und dokumentieren jede Korrektur im Änderungsprotokoll.

Passende Lösungen: Für HR-Software Für Lohnsoftware und Lohnbüros

api.quellenkontor.dev/v1/hr/aufbewahrung-personal?datum=2026-10-01

Zur API-Doku →

curl "https://api.quellenkontor.dev/v1/hr/aufbewahrung-personal?datum=2026-10-01" \
  -H "Authorization: Bearer $QK_KEY"

import { Quellenkontor } from "@quellenkontor/sdk";

const qk = new Quellenkontor(process.env.QK_KEY);
const daten = await qk.hr.aufbewahrungPersonal({ datum: "2026-10-01" });

import os
from quellenkontor import Quellenkontor

qk = Quellenkontor(api_key=os.environ["QK_KEY"])
daten = qk.hr.aufbewahrung_personal(datum="2026-10-01")

$ qk aufbewahrung-personal --datum 2026-10-01

{
  "name": "hr_aufbewahrung_personal",
  "arguments": {
    "datum": "2026-10-01"
  }
}

So ruft ein Agent das Werkzeug auf. Die Einrichtung des Servers steht in der MCP-Doku.

Antwort200 OK · JSON

{
  "datensatz": "aufbewahrung-personal",
  "datum": "2026-10-01",
  "vorlaeufig": false,
  "werte": {
    "lohnkonto": 6,
    "buchungsbelege": 8,
    "buecher_abschluesse": 10,
    "handelsbriefe": 6,
    "arbeitszeit_arbzg": 2,
    "arbeitszeit_milog": 2
  },
  "bestandteile": [
    {
      "id": "lohnkonto",
      "name": "Lohnkonten",
      "gruppe": "Steuer und Buchführung",
      "art": "aufbewahrungsfrist",
      "einheit": "jahre",
      "wert": 6,
      "gueltig_ab": "2015-01-01",
      "gueltig_bis": null,
      "rechtsgrundlage": "§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG",
      "quelle": {
        "titel": "Bekanntmachung der Neufassung des Einkommensteuergesetzes vom 8. Oktober 2009 (BGBl. I S. 3366)",
        "url": "https://www.bgbl.de/xaver/bgbl/start.xav?startbk=Bundesanzeiger_BGBl&jumpTo=bgbl109s3366.pdf"
      },
      "hinweis": "Bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt. Lohnkonto für 2020 mit letzter Eintragung im Dezember 2020: aufbewahren bis 31. Dezember 2026.",
      "naechster_wert": null,
      "status": "festgelegt",
      "erwartet": null,
      "letzter_wert": null
    },
    {
      "id": "buchungsbelege",
      "name": "Buchungsbelege, etwa Lohnabrechnungen und Belege zur Lohnbuchung",
      "gruppe": "Steuer und Buchführung",
      "art": "aufbewahrungsfrist",
      "einheit": "jahre",
      "wert": 8,
      "gueltig_ab": "2025-01-01",
      "gueltig_bis": null,
      "rechtsgrundlage": "§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der Fassung von Artikel 3 Nr. 4 des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes",
      "quelle": {
        "titel": "Viertes Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323)",
        "url": "https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2024/323/VO.html"
      },
      "hinweis": "Gilt für alle Unterlagen, deren zehnjährige Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Artikel 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Ausnahme: Institute nach § 1 Abs. 1b KWG, Versicherungsunternehmen unter Aufsicht nach dem VAG und Wertpapierinstitute behalten die zehnjährige Frist nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der am 31. Dezember 2024 geltenden Fassung (Artikel 97 § 19a Abs. 3 EGAO in der Fassung von Artikel 17 des Gesetzes zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung vom 22. Dezember 2025, BGBl. 2025 I Nr. 369, in Kraft seit 30. Dezember 2025; vorher sollte die Achtjahresfrist für sie ab 1. Januar 2026 greifen). Nach Handelsrecht gelten ebenfalls acht Jahre, für dieselben Institute seit 30. Dezember 2025 zehn Jahre (§ 257 Abs. 4 HGB).",
      "naechster_wert": null,
      "status": "festgelegt",
      "erwartet": null,
      "letzter_wert": null
    }
  ],
  "hinweise": [
    "Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Für Buchungsbelege gilt die Übergangsregel in Art. 97 § 19a EGAO."
  ],
  "lizenz": "Werte aus amtlichen Werken (§ 5 UrhG). Nutzung der Zusammenstellung nach den Nutzungsbedingungen von Quellenkontor.",
  "stand": "2026-09-26",
  "zitat": "Aufbewahrungsfristen am 01.10.2026: Lohnkonten: 6 Jahre; Buchungsbelege, etwa Lohnabrechnungen und Belege zur Lohnbuchung: 8 Jahre; Aufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz: 2 Jahre. Rechtsgrundlage: § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG. Quelle: Bekanntmachung der Neufassung des Einkommensteuergesetzes vom 8. Oktober 2009 (BGBl. I S. 3366), https://www.bgbl.de/xaver/bgbl/start.xav?startbk=Bundesanzeiger_BGBl&jumpTo=bgbl109s3366.pdf. Daten: Quellenkontor (quellenkontor.dev).",
  "datenstand": "2026-09-26.29"
}

Antwort gekürzt. Alle Parameter und Antwortfelder stehen in der Referenz zu Aufbewahrungsfristen.

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Steuer und Buchführung 2026

Stand: gültig am 26.09.2026.

Bestandteil	Wert	Art	Gültigkeit	Rechtsgrundlage	Quelle
Lohnkonten	6 Jahre	aufbewahrungsfrist	ab 01.01.2015	§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG	Quelle
Buchungsbelege, etwa Lohnabrechnungen und Belege zur Lohnbuchung	8 Jahre	aufbewahrungsfrist	ab 01.01.2025	§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der Fassung von Artikel 3 Nr. 4 des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes	Quelle
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte	10 Jahre	aufbewahrungsfrist	ab 01.01.2025	§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der Fassung von Artikel 3 Nr. 4 des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes	Quelle
Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen	6 Jahre	aufbewahrungsfrist	ab 01.01.2025	§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der Fassung von Artikel 3 Nr. 4 des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes	Quelle

Arbeitszeit 2026

Stand: gültig am 26.09.2026.

Bestandteil	Wert	Art	Gültigkeit	Rechtsgrundlage	Quelle
Nachweise über Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich	2 Jahre	aufbewahrungsfrist	ab 01.01.2015	§ 16 Abs. 2 Satz 2 ArbZG	Quelle
Aufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz	2 Jahre	aufbewahrungsfrist	ab 01.01.2015	§ 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG	Quelle

Aufbewahrungsfristen seit 2015

Jede Änderung eines Bestandteils mit Gültigkeit, neueste zuerst.

Bestandteil	Wert	Art	Gültigkeit	Rechtsgrundlage	Quelle
Buchungsbelege, etwa Lohnabrechnungen und Belege zur Lohnbuchung	8 Jahre	aufbewahrungsfrist	ab 01.01.2025	§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der Fassung von Artikel 3 Nr. 4 des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes	Quelle
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte	10 Jahre	aufbewahrungsfrist	ab 01.01.2025	§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der Fassung von Artikel 3 Nr. 4 des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes	Quelle
Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen	6 Jahre	aufbewahrungsfrist	ab 01.01.2025	§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der Fassung von Artikel 3 Nr. 4 des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes	Quelle
Lohnkonten	6 Jahre	aufbewahrungsfrist	ab 01.01.2015	§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG	Quelle
Buchungsbelege, etwa Lohnabrechnungen und Belege zur Lohnbuchung	10 Jahre	aufbewahrungsfrist	01.01.2015 bis 31.12.2024	§ 147 Abs. 3 Satz 1 in Verbindung mit Abs. 1 Nr. 4 AO a. F.	Quelle
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte	10 Jahre	aufbewahrungsfrist	01.01.2015 bis 31.12.2024	§ 147 Abs. 3 Satz 1 in Verbindung mit Abs. 1 Nr. 1 AO a. F.	Quelle
Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen	6 Jahre	aufbewahrungsfrist	01.01.2015 bis 31.12.2024	§ 147 Abs. 3 Satz 1 in Verbindung mit Abs. 1 Nr. 2, 3 und 5 AO a. F.	Quelle
Nachweise über Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich	2 Jahre	aufbewahrungsfrist	ab 01.01.2015	§ 16 Abs. 2 Satz 2 ArbZG	Quelle
Aufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz	2 Jahre	aufbewahrungsfrist	ab 01.01.2015	§ 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG	Quelle

Regeln aus Gesetz und Verwaltungsvorschriften

Die Aufbewahrungsfrist nach der Abgabenordnung beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden, der Brief empfangen oder abgesandt oder die letzte Eintragung gemacht wurde (§ 147 Abs. 4 AO).
Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Kürzere Fristen aus Gesetzen außerhalb des Steuerrechts lassen die steuerliche Frist unberührt (§ 147 Abs. 3 Satz 2 AO).
Nach Handelsrecht gelten für Kaufleute dieselben Fristen: zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für Handelsbriefe, jeweils ab Schluss des Kalenderjahres (§ 257 Abs. 4 und 5 HGB). Institute nach § 1 Abs. 1b KWG, Versicherungsunternehmen unter Aufsicht nach dem VAG und Wertpapierinstitute bewahren Buchungsbelege seit 30. Dezember 2025 wieder zehn Jahre auf (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB).
Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG).
Entgeltunterlagen, Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise für die Sozialversicherung sind je Beschäftigtem getrennt nach Kalenderjahren zu führen und bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Betriebsprüfung der Rentenversicherung folgt (§ 28f Abs. 1 SGB IV).
Für Bewerbungsunterlagen gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Maßgeblich sind die Fristen für Ansprüche wegen Benachteiligung: schriftliche Geltendmachung innerhalb von zwei Monaten ab Zugang der Ablehnung (§ 15 Abs. 4 AGG) und Klage innerhalb von drei Monaten nach der Geltendmachung (§ 61b Abs. 1 ArbGG).

Die API liefert diese Sätze im Feld regeln mit, damit Software und Agenten sie anzeigen können.

Als JSON und CSV

Jede Abfrage kommt als JSON. Den Verlauf seit 2015 gibt es mit format=csv auch als CSV-Datei, mit trennzeichen=semikolon passend für Excel mit deutschen Einstellungen. Mehr dazu unter Antworten und CSV.

Terminal

curl "https://api.quellenkontor.dev/v1/hr/aufbewahrung-personal/verlauf?format=csv&trennzeichen=semikolon" \
  -H "Authorization: Bearer $QK_KEY" -o aufbewahrung-personal.csv

Parameter

Parameter	Typ	Bedeutung
`datum`datum	datum	Stichtag im Format JJJJ-MM-TT. Ohne Angabe gilt der heutige Tag.
`bestandteil`text	text	Nur diesen Bestandteil liefern und zitieren, etwa für eine einzelne Frage (optional). Erlaubt sind die ids der Bestandteile.

Alle Felder der Antwort mit Typ, erlaubte Werte, Standards und Fehlerfälle stehen in der Referenz zu Aufbewahrungsfristen.

Fragen zu diesem Datensatz

Wie lange muss ich Lohnabrechnungen aufbewahren?

Als Buchungsbelege acht Jahre, bis Ende 2024 waren es zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Die acht Jahre gelten für alle Belege, deren zehnjährige Frist Ende 2024 noch lief. Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten weiter zehn Jahre. Das Lohnkonto selbst bewahrst du bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung auf (§ 41 Abs. 1 EStG).

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Ein Beleg vom März 2025 zählt also ab 31. Dezember 2025.

Wie lange muss ich Arbeitszeitaufzeichnungen aufbewahren?

Mindestens zwei Jahre. Das gilt für Nachweise über Arbeitszeit über acht Stunden am Werktag (§ 16 Abs. 2 ArbZG) und für die Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz, etwa bei Minijobs (§ 17 Abs. 1 MiLoG).

Wie lange darf ich Bewerbungsunterlagen behalten?

Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gibt es nicht. Maßgeblich ist, wie lange abgelehnte Bewerber Ansprüche wegen Benachteiligung geltend machen können: zwei Monate ab Zugang der Absage (§ 15 Abs. 4 AGG), danach drei Monate für die Klage (§ 61b Abs. 1 ArbGG).

Wie lange gelten die Fristen für Sozialversicherungsunterlagen?

Entgeltunterlagen und Beitragsabrechnungen bewahrst du bis zum Ablauf des Kalenderjahres auf, das auf die letzte Betriebsprüfung der Rentenversicherung folgt (§ 28f Abs. 1 SGB IV).

Wie oft wird der Datensatz aktualisiert?

Bei Gesetzesänderung. Jede Woche prüfen wir den Bestand gegen die amtlichen Quellen, jede Änderung steht im Änderungsprotokoll. Ab dem Tarif Pro meldet ein Webhook sie deinem Server.

Aufbewahrungsfristen 2026 für Lohn- und Personalunterlagen

Steuer und Buchführung 2026

Arbeitszeit 2026

Aufbewahrungsfristen seit 2015

Regeln aus Gesetz und Verwaltungsvorschriften

Als JSON und CSV

Parameter

Fragen zu diesem Datensatz

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